Ở mỗi ngành nghề dịch vụ, việc thực hiện quy trình phục vụ luôn là điều được ưu tiên hàng đầu, bởi nó là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp ấy. Một quy trình thực hiện dịch vụ đầy đủ sẽ bao gồm quản lý danh mục thông tin khách hàng, danh mục sản phẩm, quá trình tư vấn khách hàng,… Vậy nên sử dụng phương pháp nào để đem lại hiệu quả tốt nhất? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để đưa ra quyết định chính xác nhé!

Quản lý quy trình thực hiện dịch vụ bằng phương pháp truyền thống

Thông thường, nếu sử dụng phương pháp truyền thống đang được sử dụng tràn lan trên thị trường, công ty sẽ tiết kiệm được một nguồn vốn nho nhỏ. Bởi lẽ, theo quy trình này, khi có khách hàng quan tâm đến dịch vụ, nhân viên tư vấn sẽ gọi điện thoại tư vấn cho khách hàng thông tin về từng loại hình dịch vụ, ví dụ như từng khóa học, từng liệu trình, từng buổi,… Sau khi tư vấn, thông tin của khách hàng đều được lưu dưới dạng giấy tờ, sổ sách, hoặc các file excel, dùng chung cho cả công ty. Thông tin về sản phẩm tư vấn thì thường chỉ được lưu trữ dưới dạng giấy tờ rồi chuyển qua tay người này người kia để tư vấn cho khách hàng. Vậy nên tình trạng nhầm lẫn thông tin, giấy tờ cũ hỏng, file dữ liệu lỗi,… là điều thường xuyên xảy ra. Muốn khắc phục những lỗi này sẽ mất một khoảng thời gian khá lâu, và thậm chí là mất cả nguồn thông tin nếu không cẩn thận. Điều này tái diễn nhiều lần sẽ gây tổn hại nghiêm trọng đến công ty, và giảm độ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng tiềm năng.

Quản lý quy trình thực hiện dịch vụ bằng phương pháp sử dụng phần mềm công nghệ

Hiện nay, phương pháp áp dụng phần mềm công nghệ đang được nhiều công ty ưa chuộng bởi tính tiện lợi, chính xác và chuyên nghiệp của nó. Theo đó, khi có phần mềm công nghệ, nhân viên sẽ được sử dụng các giao diện theo đúng phân quyền của mình, dùng để cập nhật thông tin khách hàng, tình trạng sử dụng dịch vụ, lịch sử tư vấn,… Dữ liệu của từng danh mục sẽ tập trung ở một chỗ, không chỉ dễ dàng cho nhân viên khi làm việc, mà còn thuận tiện cho lãnh đạo khi muốn theo dõi và can thiệp nếu cần. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ thống kê, sắp xếp lại các thông tin dữ liệu theo từng danh mục riêng lẻ, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, truy xuất khi cần. Thậm chí, với những cài đặt từ trước, hệ thống còn có thể làm báo cáo với nhiều khía cạnh theo yêu cầu của người dùng. 

Điều này không chỉ tiết kiệm phần lớn thời gian của nhân viên, mà vẫn đảm bảo độ chính xác, nhanh nhạy và chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện. Và vì dữ liệu ở cùng một chỗ với nhau, nên lãnh đạo cũng dễ dàng quản lý nhân viên, đưa doanh nghiệp phát triển theo một hướng chung.