Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc rất nhiều kho hàng, tùy vào tính chất kinh doanh mỗi nơi. Việc kiểm kê hàng hóa trong kho là một vấn đề quan trọng và đáng được lưu ý kĩ càng  bởi nó ảnh hưởng đến rất nhiều các bộ phận liên quan. Mặc dù với mục đích giống nhau, nhưng việc quản lý kho bằng các thao tác thủ công sẽ rất khác so với việc áp dụng phần mềm để làm việc.

Kiểm kê kho bằng các thao tác thủ công

Thông thường, trong một kho sẽ được thiết kế theo các dạng đơn giản, gồm các khu vực riêng lẻ. Mỗi khu vực sẽ có số lượng tầng, ô,… nhất định, đảm bảo phục vụ đủ cho khối lượng hàng hóa cần lưu trữ. Mỗi khi muốn nhập liệu hoặc thống kê sản phẩm, nhân viên bộ phận kho phải đích thân đi đếm từng loại sản phẩm theo các dạng khác nhau. Điều đầu tiên có thể nhận thấy ở phương thức này là tốn khá nhiều thời gian và công sức của thủ kho khi phải đếm một khối lượng sản phẩm không hề nhỏ ở trong kho. Trong trường hợp đếm sai, đếm thiếu sản phẩm, quá trình này lại phải tiến hành lại một hoặc thậm chí là nhiều lần nữa mới có thể đưa ra kết quả cuối cùng. Các bộ phận khác liên quan như kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng do không có dữ liệu để làm việc, gây chậm trễ quá trình kinh doanh, giảm hiệu quả công việc một cách nghiêm trọng. Ngoài ra, hoạt động với phương thức truyền thống như thế này thì nhân viên kho thường xuyên phải đi xem xét, thống kê sản phẩm, để xem tình trạng kho hiện tại như thế nào, tiêu tốn khá nhiều thời gian và sức lực cho những thao tác không cần thiết.

Phần mềm công nghệ hỗ trợ kiểm kê kho theo barcode hoặc QR code

Một cách thức quản lý khác được đánh giá tốt hơn là áp dụng phần mềm công nghệ thay thế cho các thao tác từ sức lao động của con người. Thay vì phải đi đếm từng sản phẩm, thủ kho sẽ quét một loạt sản phẩm từ trước bằng mã vạch barcode hoặc mã QR để cập nhật lên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và thống kê các thông tin về sản phẩm như số liệu, phân loại, xuất xứ,… Khi cần dữ liệu về một loại sản phẩm nào đó, nhân viên chỉ cần tra mã sản phẩm trên hệ thống là sẽ có đầy đủ các thông tin cụ thể, rút ngắn thời gian đến tận kho kiểm tra và không cần nhờ đến nhân viên thủ kho.

Điều này giúp cho bộ phận kho tiện lợi trong việc kiểm soát và quản lý kĩ càng việc kiểm kê hàng hóa chi tiết theo từng kho, đồng thời tránh tối đa được tình trạng phải mất công đi đếm từng loại sản phẩm, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc lên cao nhất có thể. Các bộ phận khác liên quan và lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.