Mỗi kho chứa hàng hóa đều có những cấu trúc thiết kế riêng để phù hợp với những loại hàng hóa nhất định. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho là một vấn đề quan trọng và đáng được kiểm soát thường xuyên bởi nó ảnh hưởng đến rất nhiều các bộ phận liên quan. Hiện nay, để quản lý việc lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa đảm bảo chỗ chứa khi nhập hàng trong tương lai, doanh nghiệp có thể dùng hoàn toàn bằng sức lao động của con người hoặc sử dụng hệ thống phần mềm để hỗ trợ quá trình quản lý.

Lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa đảm bảo chỗ chứa khi nhập hàng trong tương lai bằng sức lao động của con người

Thông thường, trong một kho sẽ được thiết kế theo các dạng đơn giản, gồm các khu vực riêng lẻ. Mỗi khu vực sẽ có số lượng tầng, ô,… nhất định, đảm bảo phục vụ đủ cho nhu cầu bên khách hàng cần thuê kho. Tuy nhiên, khi khối lượng hàng hóa quá nhiều, gồm cả những hàng hóa tồn kho và hàng hóa mới nhập, việc sắp xếp vị trí hợp lý là điều rất khó khăn. Trong trường hợp nhân viên không có kinh nghiệm sắp xếp, thống kê hàng hóa, thì tình trạng xếp đầy kín các ô trống, không có chỗ để chứa hàng nhập trong tương lai là điều rất dễ xảy ra, mặc dù trước đó trong kế hoạch dự trù có đủ vị trí trống để đặt hàng mới nhập đến. Nếu không sắp xếp kịp, hàng mới nhập đến sẽ không có chỗ chứa, dẫn đến tắc hàng hóa tại kho, làm chậm trễ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động với phương thức truyền thống như thế này thì nhân viên kho thường xuyên phải đi xem xét, thống kê sản phẩm, để xem tình trạng kho hiện tại như thế nào. Hiệu quả công việc đạt được ở mức ổn định, nhưng tốn khá nhiều công sức lao động và thời gian của con người.

Hệ thống phần mềm hỗ trợ lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa đảm bảo chỗ chứa khi nhập hàng trong tương lai

Một cách thức quản lý khác được đánh giá tốt hơn là áp dụng phần mềm công nghệ thay thế cho các thao tác từ sức lao động của con người. Hệ thống phần mềm sẽ quản lý vị trí hàng hóa ngay từ khâu đầu tiên là nhập hàng. Khi phiếu nhập kho được xuất, hệ thống sẽ tự động sắp xếp vị trí đặt hàng hóa vào những ô còn trống trong khu vực sản phẩm. Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm cũng hỗ trợ thống kê số ô trống đang có sẵn trong kho và số ô trống dự kiến trong tương lai gần. Nhờ đó, người dùng có thể sử dụng hệ thống để lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa trong tương lai mà vẫn đảm bảo đủ chỗ chứa ngay cả khi gặp những tình huống phát sinh bất ngờ. Chỉ cần làm việc trên hệ thống để nhận kết quả cuối cùng, phần mềm giúp giảm tối đa sức lao động của con người nhưng vẫn đạt được hiệu quả ở mức tốt nhất.

Điều này giúp cho bộ phận kho kiểm soát và quản lý kế hoạch xuất nhập hàng hóa chi tiết theo từng kho dễ dàng và tiện lợi hơn, đồng thời tránh tối đa được tình trạng thất lạc hay cũ hỏng danh sách vị trí để hàng hóa trong kho, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc lên cao nhất có thể. Các bộ phận khác liên quan và lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và kiểm soát quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.