Hiện nay các doanh nghiệp luôn băn khoăn về các khoản chi phí, đặc biệt là chi phí vận hành kho. Một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý dòng tiền này một cách chính xác, thuận tiện nhất. Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây !

Không sử dụng phần mềm công nghệ, chi phí vận hành kho được quản lý như thế nào?

Thông thường, các công ty sẽ có bộ phận kế toán ghi chép lại những con số này thông qua việc hỏi trực tiếp nhân viên thực hiện quản lý kho. “Lý do phát sinh chi phí , cách giải quyết như thế nào,…”, những câu hỏi này đều phải khai báo nhiều lần cho các bộ phận đối chiếu, rồi mới đưa ra quyết định cuối cùng, làm lãng phí thời gian của nhiều nhân viên  và dễ dàng xảy ra sự nhầm lẫn, không rõ ràng ở đây.

Vậy những nhà doanh nghiệp phải làm như thế nào để có thể quản lý dong chi phí này một cách chính xác, trong tầm kiểm soát của mình? Liệu sự hỗ trợ từ các phần mềm công nghệ có cải thiện được mặt hạn chế của phương thức truyền thống này hay không?

Quản lý chi phí vận hành kho bằng hệ thống phần mềm

Khi những công việc thủ công quá đỗi rườm rà, phức tạp, thì công nghệ sẽ là phương án giải quyết tốt nhất cho tất cả. Các hệ thống phần mềm được thiết lập sẵn để nhập liệu, tính toán và báo cáo khoản chi phí  phải chi trả cho các hoạt động vận hành của công ty. Thay vì phải báo cáo từng hoạt động, khoản chi với nhân sự phòng kế toán, thì giờ đây, nhân viên kinh doanh chỉ cần khai báo tất cả vào hệ thống bao gồm cả việc xuất trình hóa đơn, chứng từ trong công tác kinh doanh. Phân hệ này sẽ được chia làm các đề mục khác nhau tùy theo yêu cầu của công ty. 

Với phương án sử dụng phần mềm công nghệ vào việc tính toán, báo cáo hoạt động chi trả chi phí vận hành kho, công ty cũng đạt được một số lợi ích không nhỏ:

• Các cấp lãnh đạo có thể quản lý tất cả các công đoạn làm việc của nhân viên để kịp thời can thiệp nếu cần.
• Mọi khoản chi tiêu đều được hệ thống cập nhật rõ ràng, chính xác, đảm bảo tính minh bạch, công bằng cho toàn thể công ty.
• Hạn chế tối đa được việc bòn rút, ăn bớt các chi phí hỗ trợ của nhân viên với ngân sách của công ty.
• Giúp bộ phận kế toán thực hiện báo cáo chính xác các khoản chi, để đề xuất các phương án thay đổi cho phù hợp, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, thu về cho công ty khối lợi nhuận cao hơn.