Khi khối lượng công việc vượt ngoài định mức ban đầu của doanh nghiệp, nhà lãnh đạo phải tìm ra phương án khác để vẫn đảm bảo thời gian và năng suất hoàn thành. Gia công ngoài là một giải pháp tối ưu cho việc đó. Thế nhưng để quản lý tốt đội gia công ngoài thì cần phải có cách thức phù hợp nhất. Hãy cùng tìm hiểu về hai cách thức nổi bật nhất hiện nay nhé!

Quản lý đơn hàng gia công ngoài bằng phương pháp truyền thống

Mỗi khi hợp tác với các đơn vị gia công ngoài, bộ phận phụ trách phải đi tìm kiếm nơi làm tốt để tiến hành đàm phán, làm hợp đồng, giao vật tư. Không phải một người đứng ra tìm kiếm và làm việc với các bên gia công ngoài, mà có thể mỗi bộ phận trong doanh nghiệp tự đem bán thành phẩm đi hợp tác với các đơn vị khác. Chính vì vậy mà các trưởng phòng hay lãnh đạo rất khó để quản lý thông tin do dữ liệu rắc rối, rời rạc, đôi khi các công đoạn còn không trùng khớp với các bộ phận phụ trách. Mỗi một lần giao dịch, luôn đi kèm với rất nhiều thứ khác cần quản lý như quản lý hợp đồng, quản lý về giao – nhận vật tư, bán thành phẩm, đối soát số liệu trước và sau khi hợp tác. Để giải quyết một khối công việc nhiều đến vậy, tình trạng nhầm lẫn, sai sót, hoặc thậm chí là mất hàng rất dễ xảy ra, gây những hậu quả không đáng có.

Hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý giao vật tư, bán thành phẩm, đơn hàng gia công ngoài 

Sử dụng phần mềm công nghệ để thay thế các công đoạn thủ công đang là sự ưu tiên lớn với các doanh nghiệp hiện nay. Chỉ cần cài đặt một phần mềm chuyên dùng, từ lãnh đạo đến các trưởng phòng và nhân viên các phòng ban đều có thể làm việc trực tiếp với nhau qua hệ thống. Khi muốn đề xuất đơn vị gia công ngoài, các bộ phận chỉ cần đưa thông tin lên phần mềm, cấp trên sau khi nhận được thông báo sẽ duyệt và làm hợp đồng, tiến hành hợp tác với các đơn vị gia công. Bên cạnh đó, dữ liệu về số lượng vật tư, bán thành phẩm và lịch sử giao – nhận cũng được hệ thống lưu lại hết, phục vụ cho quá trình tìm kiếm, thống kê, đưa ra báo cáo dễ dàng. Do tính chất làm việc thông qua các thao tác công nghệ, nên tình trạng nhầm lẫn, mất hàng được hạn chế tối thiểu, quá trình trao đổi dữ liệu diễn ra nhanh chóng, chính xác, đẩy nhanh tiến độ làm việc của toàn doanh nghiệp. Các cấp lãnh đạo cũng dễ dàng quản lý nhân viên và hàng hóa hơn vì tất cả các dữ liệu đều được tập trung tại một chỗ, thậm chí sẵn sàng can thiệp nếu cần.