Trong môi trường làm việc, không phải nhân viên nào cũng có năng lực và tác phong giống nhau. Để khai thác triệt để được năng lực của nhân viên, lãnh đạo doanh nghiệp trước hết phải biết phân bổ công việc hợp lý thì mới có thể thu về nguồn doanh số tốt nhất. Thế nhưng có nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi trọng điều này, phân chia công việc cho các nhân viên giống nhau, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát được chất lượng công việc của từng chức vụ, phòng ban. Vậy, làm cách nào để khắc phục được điều này? Ở bài viết này sẽ phân tích rõ hơn về hiện trạng cũng như giải pháp tối ưu để quý công ty có thể tham khảo và áp dụng.

Thực trạng của các doanh nghiệp khi không quản lý được KPI và khối lượng công việc mà mỗi chức vụ phụ trách theo từng phòng ban

Khi cấp trên  đặt ra KPI cho mỗi chức vụ của mỗi phòng ban đều bao gồm khối lượng công việc, thời gian thực hiện và doanh số cần đạt. Sau đó  chỉ cần hoàn thành những chỉ tiêu đó đúng hạn là được. Thế nhưng cũng chính vì cách phân chia đồng đều như vậy mà cấp trên không thể nắm rõ được quá trình làm việc cụ thể. Các con số cụ thể về khối lượng công việc, kết quả của mỗi đối tượng sản phẩm hay khách hàng, …cũng chỉ có một mình phòng ban đó biết, các cấp lãnh đạo rất khó khăn khi quản lý hết được những điều đó. Vậy nên việc đánh giá chính xác mức độ năng lực của từng chức vụ trong các phòng ban khi đạt được KPI vẫn là một vấn đề nan giải đối với doanh nghiệp.

Sử dụng hệ thống phần mềm để giải quyết vấn đề quản lý KPI theo từng chức vụ, phòng ban

Khi áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý KPI, các thông tin về khối lượng công việc, doanh số cần đạt và cả quá trình làm việc của các chức phụ trong phòng ban đều sẽ được cập nhật lên hệ thống. Như vậy, không chỉ  trưởng phòng kinh doanh mà lãnh đạo sẽ dễ dàng theo dõi được quá trình làm việc và hiểu rõ năng lực của phòng ban , từ đó thay đổi cách phân chia công việc để đem lại hiệu quả công việc một cách tốt nhất và có những phúc lợi phù hợp.

Ví dụ như khi phòng ban thực hiện ký kết một hợp đồng sẽ note lại lịch sử. Trưởng phòng sẽ quản lý được quá trình làm việc cụ thể của từng nhân viên trong phòng ban tham gia, xem các nhân viên đó làm việc như thế nào… Đồng thời, trưởng phòng kinh doanh cũng nắm được kỹ năng cũng như tác phong của nhân viên, từ đó đánh giá được cả phòng ban. 

Nhìn chung, sau khi sử dụng phần mềm, doanh số của các công ty tăng lên đáng kể, nhân viên cũng được phát huy hết năng lực của mình, góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, cầu tiến.