Quản lý quy trình đề xuất cấp phát văn phòng phẩm

Với phương thức làm việc truyền thống, khi cần thêm sản phẩm, hàng hoá, nhân viên sẽ làm đơn đề xuất rồi đưa cho văn phòng tổng hợp để xin xét duyệt. Đơn đề xuất thường được được lưu chuyển dưới dạng giấy tờ và đơn đề xuất sẽ được gửi lên các bộ phận phía trên lần lượt duyệt qua nhiều lần xem có hợp lý hay không. Kết quả đề xuất sẽ được dựa theo số lượng nhân viên phòng ban, hiệu quả làm việc của nhân viên được đề xuất, ý kiến các bộ phận liên quan,… Chính vì phải thông qua nhiều lần kiểm duyệt như vậy, gây tốn khá nhiều thời gian để giấy tờ luân chuyển mới đạt được kết quả cuối cùng. Bên cạnh đó việc lưu trữ dữ liệu cũng gặp khó khăn hơn do tính chất của đơn đề xuất thường được để dưới hình thức là giấy tờ, dễ thất lạc và cũ hỏng theo thời gian.

Hệ thống phần mềm được áp dụng để hỗ trợ quản lý quy trình đề xuất cấp phát văn phòng phẩm

Hiểu đơn giản là khi có phần mềm công nghệ, những thao tác thủ công của con người đều được hệ thống hóa bằng các thao tác trên máy tính. Mọi hoạt động xuất nhập hàng hóa, đề xuất cấp phát văn phòng phẩm đều được lưu trữ và thực hiện qua phần mềm. Hệ thống khi nhận được yêu cầu đề xuất sẽ gửi thông báo cho lãnh đạo xét duyệt, sau đó gửi thông tin cho bộ phận kho để chuẩn bị để giao hàng. Chính vì đặc tính sử dụng công nghệ, nên lịch sử đề xuất đều được lưu trữ lại, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và dễ dàng khi muốn tìm kiếm, thống kê. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý quy trình đề xuất cấp phát văn phòng phẩm cũng tự động làm báo cáo tiêu hao các bộ phận mỗi lần kết thúc quá trình thực hiện đề xuất. Do dữ liệu đều ở cùng một chỗ, nên trưởng phòng hay lãnh đạo đều có thể dễ dàng quản lý doanh nghiệp làm việc đi theo một hướng chung, tạo tính chuyên nghiệp cho toàn hệ thống nhân viên.