Quy trình đề xuất và phê duyệt cấp phát máy móc thiết bị bằng phương pháp thủ công

Thông thường, nếu thực hiện theo quy trình lần lượt, nhân viên kinh doanh sẽ phải làm phiếu đề xuất bao gồm các thông tin về máy móc, thiết bị (loại, số lượng,…), thời gian dự kiến cần sử dụng và lý do đề xuất. Phiếu này sẽ được gửi lên các bộ phận phía trên lần lượt duyệt qua nhiều lần xem có hợp lý hay không. Những chỉ tiêu được đánh giá bao gồm giá thành, số lượng,… sẽ được kiểm tra có vượt dự toán, định mức ban đầu đặt ra không. Muốn làm được điều đó, người duyệt buộc phải xem lại lịch sử đề xuất của bộ phận đó, để cân nhắc và tính toán xét duyệt hợp lý nhất. Những dữ liệu về các lần đề xuất đều được cất giữ dưới dạng giấy tờ hoặc cùng lắm là file excel. Và chính vì phải thông qua nhiều lần kiểm duyệt như vậy, gây tốn khá nhiều thời gian để giấy tờ luân chuyển mới đạt được kết quả cuối cùng. Bên cạnh đó việc lưu trữ dữ liệu cũng gặp khó khăn hơn, dễ thất lạc và cũ hỏng theo thời gian.

Hệ thống hỗ trợ quy trình đề xuất và phê duyệt cấp phát máy móc thiết bị

Ngày nay, khi thời đại công nghệ phát triển, quy trình đề xuất cấp phát máy móc thiết bị cũng được cập nhật để đưa lên hệ thống phần mềm công nghệ làm việc. Những đơn đề xuất sẽ được tạo trên hệ thống đã được lập trình sẵn, nhân viên kinh doanh chỉ cần điền thông tin và đưa lên phần mềm, các bộ phận chịu trách nhiệm sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Khi đưa vào hoạt động, hệ thống cũng làm giúp nhân sự việc tự động kiểm soát, so sánh định mức giữa kế hoạch đặt ra và thực tế làm việc. Đồng thời, các khoản chi phí phát sinh cũng được hệ thống lưu lại, hỗ trợ cho bộ phận kế toán có thể dễ dàng hạch toán chi tiêu cụ thể cho các kế hoạch sắp tới.

Với phương thức này, quá trình làm việc được rút gọn nhất có thể, không những tiết kiệm được phần lớn thời gian, mà còn tạo sự kết nối giữa các bộ phận với nhau khi làm việc, cũng tránh được tình trạng phải hỏi nhiều lần, duyệt nhiều lần. Các đơn đề xuất kể cả sau khi kết thúc đề án cũng vẫn được lưu lại trên hệ thống, không cần phải qua bộ phận kho lưu lại, nên việc thất lạc, cũ rách tài liệu được hạn chế hết mức có thể.