Quy trình tạo đề xuất và phê duyệt khối lượng hoàn thành với chủ đầu tư bằng phương pháp truyền thống

Với phương thức làm việc truyền thống, khi cần tạo đề xuất và phê duyệt khối lượng hoàn thành với chủ đầu tư, nhân viên sẽ làm đơn đề xuất rồi đưa cho văn phòng tổng hợp để xin xét duyệt từ lãnh đạo công ty xem ổn thỏa chưa sau đó mới đem trao đổi với bên chủ đầu tư để kiểm định và phê duyệt. Đơn đề xuất thường được được lưu chuyển dưới dạng giấy tờ và đơn đề xuất sẽ được gửi lên các bộ phận phía trên lần lượt duyệt qua nhiều lần xem có hợp lý hay không. Kết quả đề xuất sẽ được dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau… Chính vì phải thông qua nhiều lần kiểm duyệt như vậy, gây tốn khá nhiều thời gian để giấy tờ luân chuyển mới đạt được kết quả cuối cùng. Bên cạnh đó việc lưu trữ dữ liệu cũng gặp khó khăn hơn do tính chất của đơn đề xuất thường được để dưới hình thức là giấy tờ, dễ thất lạc và cũ hỏng theo thời gian.

Hệ thống hỗ trợ quy trình tạo đề xuất và phê duyệt khối lượng hoàn thành với chủ đầu tư

Ngày nay, khi thời đại công nghệ phát triển, quy trình đề xuất và phê duyệt  khối lượng hoàn thành với chủ đầu tư cũng được cập nhật để đưa lên hệ thống phần mềm công nghệ làm việc. Những đơn đề xuất sẽ được tạo trên hệ thống đã được lập trình sẵn, nhân viên phụ trách chỉ cần điền thông tin và đưa lên phần mềm, các bộ phận chịu trách nhiệm sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Khi đưa vào hoạt động, hệ thống cũng làm giúp nhân sự việc tự động kiểm soát, so sánh định mức giữa kế hoạch đặt ra và khối lượng hoàn thành xem đã trùng khớp chưa. Chủ đầu tư cũng sẽ kiểm tra, phê duyệt được ngay trên hệ thống.

Với phương thức này, quá trình làm việc được rút gọn nhất có thể, không những tiết kiệm được phần lớn thời gian, mà còn tạo sự kết nối giữa các bộ phận với nhau khi làm việc, cũng tránh được tình trạng phải hỏi nhiều lần, duyệt nhiều lần. Các đơn đề xuất kể cả sau khi kết thúc đề án cũng vẫn được lưu lại trên hệ thống, không cần phải qua bộ phận kho lưu lại, nên việc thất lạc, cũ rách tài liệu được hạn chế hết mức có thể.