Quy trình tiếp nhận và điều phối công văn văn bản thông thường

Quá trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều công văn văn bản cần kịp thời tiếp nhận và xử lý. Quy trình tiếp nhận và phê duyệt cần thông qua khá nhiều khâu: công văn cần báo cáo cho giám đốc, các văn kiện – văn thư cần các bộ phận xử lý sau đó phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ khác nhau để xác nhận, xin ý kiến…..Đặc biệt, có những lúc số lượng công văn quá nhiều khiến nhân viên không thể sắp xếp và điều phối kịp thời làm trì trệ công việc, tốn thời gian trong việc nộp và tiếp nhận. chính vì thế mà việc quản lý bị lộn xộn, không đúng quy trình

Sử dụng hệ thống hỗ trợ quy trình tiếp nhận và điều phối công văn văn bản

Để giải quyết những hạn chế trên, theo tiêu chí nhanh – gọn – nhẹ, một phần mềm công nghệ mới đã ra đời mang lại hiệu quả đáng kể. Mọi công văn văn bản cần thiết đều được cập nhật lên hệ thống. Sau đó hệ thống sẽ sắp xếp vào các danh mục, các công văn văn bản cũng sẽ được đánh dấu hạn để nhân viên phụ trách hiểu biết, các cấp lãnh đạo cũng sẽ cập nhật và phê duyệt ngay trên hệ thống, tiếp nhận xem xét đúng kỳ hạn. Bên cạnh đó, hệ thống có tính bảo mật lưu trữ cao nên công văn sẽ hạn chế tình trạng bị nhầm lẫn hay thất lạc.

Cách làm này ngoại trừ tiết kiệm một lượng lớn thời gian và công sức của nhân viên, còn đem lại hiệu quả tương tác giữa các bộ phận và lãnh đạo rất lớn. Đồng thời cũng đưa ra những kết quả khách quan, đảm bảo tính rõ ràng trong công việc.