Đối với lĩnh vực kinh doanh nói chung, hàng hóa tồn kho phải cần được sử dụng một cách thông minh nhất để hạn chế tối đa tình trạng sản phẩm cũ hỏng, hết hạn, không dùng được, gây giảm sút nguồn lợi trầm trọng cho doanh nghiệp. Một trong những giải pháp tối ưu nhất là sử dụng phương pháp FIFO (first-in, first-out) – nhập trước xuất trước. Phương pháp này có thể sử dụng dưới dạng truyền thống (bằng các thao tác thủ công của con người) và bằng cách áp dụng phần mềm công nghệ vào quá trình xuất kho, giải quyết hàng tồn.

Hỗ trợ xuất kho theo quy tắc FIFO dưới dạng truyền thống

Trong mỗi kho hàng của doanh nghiệp thường chứa rất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng có thể lên tới hàng triệu đơn vị, hàng nghìn mặt hàng,… chưa kể đến các phân loại không giống nhau. Vì khối lượng sản phẩm nhiều như vậy, nên việc quản lý hết tình trạng sản phẩm là một thách thức không hề nhỏ với các lãnh đạo kinh doanh. Mà ở đây, các dữ liệu chỉ được lưu lại trên giấy tờ, file excel mà chỉ nhân viên ở bộ phận kho mới quản lý được. Và dĩ nhiên là trường hợp nhân viên quên ghi lại hay ghi sai thông tin từng loại sản phẩm là điều thường xuyên xảy ra. Mỗi khi có đợt nhập hàng về, hàng sau chồng chéo lên hàng trước, sắp xếp không khoa học có thể sẽ không phân biệt được đâu là hàng mới, đâu là hàng cũ. Hàng hoá ở trong kho nếu không được kiểm tra thường xuyên và kịp thời thì rất dễ bị lãng quên và hết hạn sử dụng, không dùng tiếp được nữa, gây lãng phí và thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí mà không một doanh nghiệp nào muốn chi trả.

Sử dụng phần mềm công nghệ để hỗ trợ xuất kho theo quy tắc FIFO

Một số doanh nghiệp sau khi nhận thấy những hạn chế mà phương thức truyền thống gây ra đã lựa chọn cách áp dụng phần mềm công nghệ vào việc hỗ trợ xuất kho. Sau khi thiết lập những yêu cầu cơ bản đủ để vận hành, hệ thống sẽ tiến hành tổng hợp thông tin sản phẩm và đưa ra các thông báo cần thiết. Ngoài việc quản lý khối lượng hàng xuất kho, phần mềm còn kiểm soát cả chất lượng của sản phẩm. Theo đó, khi một loại sản phẩm nào đó sắp hết hạn sử dụng, hệ thống sẽ tự động báo về cho nhân viên phụ trách để biết và điều chỉnh sản phẩm bán ra, những sản phẩm nhập về từ trước, có hạn dùng hết trước sẽ được đưa ra giao dịch trước, tránh tình trạng hàng hóa bị bỏ quên, hết hạn sử dụng không đem bán được nữa. Đồng thời, những sản phẩm mới nhập về sẽ được đưa vào kho để dùng sau, theo đúng quy tắc nhập trước xuất trước.

Phương thức này so với phương thức truyền thống có điểm vượt trội hơn hẳn là hàng hóa sẽ được thống kê, sắp xếp hợp lý và hạn chế được tối đa tình trạng hàng tồn kho hết hạn sử dụng. Hơn nữa, không chỉ nhân viên kho nắm được dữ liệu hàng hóa, mà các bộ phận liên quan cùng các cấp lãnh đạo đều có thể thấy trạng thái hàng hóa và quy trình xuất nhập hàng. Đặc biệt điều này rất có lợi cho nhân viên kinh doanh, bởi khi nắm rõ được tình trạng hàng hóa nhân viên sẽ tự điều chỉnh được cách thức bán hàng, đưa những sản phẩm sắp hết hạn ra bán trước, theo quy tắc “nhập trước – xuất trước”, giúp nâng cao doanh thu, giảm thiểu những khoản chi phí do sản phẩm hết hạn, cũ hỏng không đáng có.