Nghỉ phép luôn là vấn đề diễn ra hàng ngày tại các doanh nghiệp. Đây được coi là nhu cầu thiết yếu của người lao động, tùy theo từng trường hợp và hoàn cảnh thì có rất nhiều lý do khác nhau như bị ốm, hiếu hỷ, công việc gia đình…

Xử lý quá trình tiếp nhận và phê duyệt nghỉ phép bằng phương thức truyền thống

Thông thường, nếu thực hiện theo quy trình lần lượt, nhân viên muốn xin nghỉ phép trước tiên sẽ phải làm đơn xin nghỉ phép để đưa lên cấp trên. Sau khi bạn đã hoàn thành đơn xin nghỉ phép với những thông tin đầy đủ  theo mẫu mà công ty đưa ra thì nhân viên đó phải nộp đơn lên cho cấp trên để được phê duyệt. Không chỉ dừng lại ở đó, sau khi được phê duyệt ở cấp trên nhân viên  xin nghỉ cần chuyển đơn này đến cho bộ phận nhân sự. Đơn xin nghỉ phép  sẽ không được công nhận kể cả khi đã được ký duyệt nếu bạn không chuyển cho phòng nhân sự.

Quá trình tiếp nhận phê duyệt nghỉ phép cần phải qua nhiều lần như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian của những bộ phận liên quan và thậm chí còn xảy ra tình trạng lạc mất đơn do chúng đều ở dạng giấy tờ, dễ mất mát hoặc cũ hỏng theo thời gian.  

Quản lý quy trình tiếp nhận và phê duyệt nghỉ phép bằng hệ thống phần mềm

Với quá nhiều bước xét duyệt rắc rối như vậy thì việc sử dụng phần mềm công nghệ là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp hiện nay. Khi sử dụng phân hệ quản lý, các đơn (nội dung) xin nghỉ phép của nhân viên đều được cập nhật lên hệ thống. Các bộ phận liên quan đều tiến hành xem xét và duyệt ở trên cùng hệ thống. Cấp trên và bộ phận nhân sự cũng sẽ theo dõi và cập nhật thông tin nhanh để xem xét, phê duyệt ngay trên hệ thống mà không cần chuyển qua chuyển lại giữa các phòng ban.

Bên cạnh đó, khi cần bổ sung hay góp ý với nhân viên về lý do không phê duyệt, thao tác cập nhật trên hệ thống cũng dễ dàng hơn, đồng thời tất cả đều được lưu trữ lại trên hệ thống, nên hạn chế được tối đa việc thất lạc đơn.