Một doanh nghiệp sử dụng rất nhiều vật tư, có thể lên tới số lượng hàng trăm, hàng nghìn loại. Từ lượng vật tư đó làm thành sản phẩm, cần trải qua rất nhiều công đoạn phức tạp, buộc người quản lý phải nắm rõ tình hình mọi lúc. Có nhiều cách thức để quản lý tốt vật tư, bán thành phẩm và sản phẩm khi đã hoàn thành, nhưng lựa chọn như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất, thì không hẳn doanh nghiệp nào cũng làm được.

Quản lý vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm bằng phương pháp truyền thống

Mỗi giai đoạn cấu thành sản phẩm đều do những bộ phận quản lý riêng. Vật tư thì thường chịu sự quản lý của bộ phận mua vật tư và bộ phận kho. Các giai đoạn hoàn thiện sản phẩm thì có nhiều khâu, nhiều bộ phận quản lý, ví dụ như bộ phận cắt, may,… tùy theo tính chất sản phẩm của doanh nghiệp. Sản phẩm cuối cùng lại do bộ phận kiểm hàng kiểm soát,… Các thông tin về sản phẩm, giai đoạn đều được lưu lại dưới dạng các file mềm như Word, PDF,… hay các bản cứng bằng giấy tờ được cất trong tủ tài liệu,… Theo thời gian, những bản ghi chép đó sẽ được chuyển qua những nơi cất giữ khác nhau để đảm bảo không gian lưu trữ đủ cho cả khối lượng danh mục mới. Tuy nhiên, chính vì điều này mà việc tìm kiếm, sắp xếp và thống kê lại dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn, rắc rối hơn. Mỗi khi muốn xem lại một danh mục nào đó thì phải hỏi qua nhiều bộ phận để biết được. Thậm chí, có những trường hợp nhân viên lưu trữ quên, hay nghỉ việc, thì khả năng tìm lại thông tin gần như bằng không.

Sử dụng phân hệ phần mềm để quản lý danh mục vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm

Để cải thiện tình trạng đó, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp mới là áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý danh mục vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm. Ở đây, sau khi kế hoạch sản xuất bắt đầu có hiệu lực, nhân viên sẽ đi quét thông tin chi tiết từ các danh mục kế hoạch rồi đưa lên hệ thống phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các dữ liệu sau khi được quét sẽ lưu trữ ở đây với đầy đủ thông tin được phân chia ở các danh mục khác nhau, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm một cách nhanh chóng, tiện lợi, không phải hỏi qua bất kỳ ai.

Với cách làm việc nhanh gọn đó, tình trạng thất lạc, nhầm lẫn thông tin được hạn chế tối đa nhất có thể. Khi cần xem lại thông tin, chỉ cần vài thao tác truy xuất nhanh chóng là có ngay được kết quả, tiết kiệm được phần lớn thời gian cho nhân viên. Mọi hoạt động, tình trạng của sản phẩm gồm số lượng, giai đoạn, nhân viên phụ trách,… đều được phần mềm thông báo ngay khi lãnh đạo yêu cầu trên hệ thống.