Việc quản lý hàng hóa là một vấn đề quan trọng và đáng được lưu ý nhưng với một lượng hàng hóa lớn như vậy thì việc quản lý là vô cùng khó khăn. Để cải thiện tình trạng trên và làm việc chuyên nghiệp hơn thì cần một sự lựa chọn phù hợp, ở bài viết này, hãy cùng tìm hiểu xem tại sao việc áp dụng hệ thống quản lý theo mã QR hoặc Barcode thay vì phương pháp thủ công lại là sự ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.

Quản lý hàng hóa theo phương thức truyền thống

Như chúng ta đã biết thông thường bộ phận quản lý kho hàng sẽ sử dụng giấy tờ, các file word hay excel để phân loại, quản lý các mặt hàng về số lượng, chất lượng, nhà cung cấp hay bao gồm cả tình trạng hàng hóa. Tuy nhiên, nếu để đạt được sự chuyên nghiệp, nhanh chóng thì phương pháp này chưa thực sự hữu hiệu. Các file, tệp riêng được nhân viên phụ trách lập ra cho riêng mình như PDF, Excel, Word,… không có khả năng liên kết dữ liệu với nhân viên khác . Chính vì thế, trường hợp thất lạc dữ liệu hay thông tin được chuyển giao có thiếu sót dễ xảy ra trong trường hợp nhân viên phụ trách vì lí do nào đó mà nghỉ việc. Khi cập nhật và lưu giữ thông tin có thể xảy ra vấn đề trùng lặp, khó khăn trong việc lọc thông tin hàng hóa. Bởi có rất nhiều hàng hóa khác nhau nên khi quản lý nhân viên rất khó để kiểm tra xem mặt hàng sắp hết hạn hay chưa, tình trạng hàng hóa như thế nào gây mất thời gian và chất lượng công việc cũng giảm sút đáng kể.

Quản lý hàng hóa theo mã QR hoặc Barcode

Một cách thức quản lý khác được đánh giá tốt hơn là áp dụng phần mềm công nghệ thay thế cho các thao tác từ sức lao động của con người. Đó được gọi là quản lý theo mã QR hoặc Barcode, chắc hẳn đây không còn là cụm từ xa lạ với bất kỳ ai đặc biệt là những người có kiến thức về công nghệ. Khi sử dụng các loại mã này cho việc quản lý, nhân viên phụ trách sẽ quét một loạt sản phẩm từ trước bằng mã vạch barcode hoặc mã QR để cập nhật lên phần mềm. Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và thống kê các thông tin về sản phẩm như số liệu, phân loại, xuất xứ,hạn sử dụng,… Khi cần dữ liệu về một loại sản phẩm nào đó, nhân viên chỉ cần tra mã sản phẩm trên hệ thống là sẽ có đầy đủ các thông tin cụ thể, rút ngắn thời gian đến tận kho kiểm tra và không cần nhờ đến nhân viên thủ kho. Đặc biệt, hệ thống cũng sẽ nhắc nhở nếu mặt hàng sắp hết hạn hay hết hàng để kịp thời xử lý.

Điều này giúp cho bộ phận phụ trách  tiện lợi trong việc kiểm soát và quản lý kỹ càng hàng hóa chi tiết nhất, đồng thời tránh tối đa được tình trạng phải tốn thời gian quá nhiều trong việc quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc lên cao nhất có thể. Các bộ phận khác liên quan và lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa của doanh nghiệp.