Đối với lĩnh vực kinh doanh nói chung, hàng hóa tồn kho phải cần được sử dụng một cách thông minh nhất để hạn chế tối đa tình trạng sản phẩm cũ hỏng, hết hạn, không dùng được, gây giảm sút nguồn lợi trầm trọng cho doanh nghiệp. Thế nhưng để làm như thế nào thì không phải lãnh đạo nào cũng biết cách. Bài viết này sẽ giúp các bạn nhìn nhận rõ thực trạng của nhiều công ty không chú trọng quản lý hàng tồn kho và lợi ích sau khi biết cách cải thiện.

Quản lý hàng hóa tồn kho theo hạn sử dụng bằng cách làm thông thường

Trong mỗi kho hàng của doanh nghiệp thường chứa rất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng có thể lên tới hàng triệu đơn vị, hàng nghìn mặt hàng,… chưa kể đến các phân loại không giống nhau. Vì khối lượng sản phẩm nhiều như vậy, nên việc quản lý hết tình trạng sản phẩm là một thách thức không hề nhỏ với các lãnh đạo kinh doanh. Mà ở đây, các dữ liệu chỉ được lưu lại trên giấy tờ, file excel mà chỉ nhân viên ở bộ phận kho mới quản lý được. Và dĩ nhiên là trường hợp nhân viên quên ghi lại hay ghi sai thông tin từng loại sản phẩm là điều thường xuyên xảy ra. Mỗi khi có đợt nhập hàng về, hàng sau chồng chéo lên hàng trước, sắp xếp không khoa học có thể sẽ không phân biệt được đâu là hàng mới, đâu là hàng cũ. Hàng hoá ở trong kho nếu không được kiểm tra thường xuyên và kịp thời thì rất dễ bị lãng quên và hết hạn sử dụng, không dùng tiếp được nữa, gây lãng phí và thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí mà không một doanh nghiệp nào muốn chi trả.

Lợi ích khi sử dụng phân hệ phần mềm để quản lý hàng hóa tồn kho theo hạn sử dụng

Một số doanh nghiệp sau khi nhận thấy những hạn chế mà phương thức truyền thống gây ra đã lựa chọn cách áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý hàng hóa tồn kho theo hạn sử dụng. Sau khi thiết lập những yêu cầu cơ bản đủ để vận hành, hệ thống sẽ tiến hành tổng hợp thông tin sản phẩm và đưa ra các thông báo cần thiết. Ngoài việc quản lý khối lượng hàng xuất – nhập kho, phần mềm còn kiểm soát cả hạn dùng của sản phẩm. Theo đó, khi một loại sản phẩm nào đó sắp hết hạn sử dụng, hệ thống sẽ tự động báo về cho nhân viên phụ trách để biết và điều chỉnh sản phẩm bán ra, những sản phẩm nhập về từ trước, có hạn dùng hết trước sẽ được đưa ra giao dịch trước, tránh tình trạng hàng hóa bị bỏ quên, hết hạn sử dụng không đem bán được nữa. 

Phương thức này so với phương thức truyền thống có điểm vượt trội hơn hẳn là hàng hóa sẽ được thống kê, sắp xếp hợp lý và hạn chế được tối đa tình trạng hàng tồn kho hết hạn sử dụng. Hơn nữa, không chỉ nhân viên kho nắm được dữ liệu hàng hóa, mà các bộ phận liên quan cùng các cấp lãnh đạo đều có thể thấy trạng thái hàng hóa và quy trình xuất nhập hàng. Đặc biệt điều này rất có lợi cho nhân viên kinh doanh, bởi khi nắm rõ được tình trạng hàng hóa nhân viên sẽ tự điều chỉnh được cách thức bán hàng, đưa những sản phẩm sắp hết hạn ra bán trước, theo quy tắc “nhập trước – xuất trước”, giúp nâng cao doanh thu, giảm thiểu những khoản chi phí do sản phẩm hết hạn không đáng có.