Mỗi dự án tại doanh nghiệp thường sẽ được kiểm soát chặt chẽ bởi lãnh đạo công ty và trưởng các bộ phận liên quan. Và nhân viên là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành bại của dự án đó, vậy nên sắp xếp lịch làm việc của nhân viên như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất luôn là vấn đề trăn trở rất lớn của những người lãnh đạo doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu 2 phương thức phổ biến nhất của quy trình quản lý lịch làm việc nhân viên theo thời gian, địa điểm, vai trò đang được các doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.

Quản lý lịch làm việc của nhân viên bằng phương thức truyền thống

Lịch làm việc của nhân viên khi chạy dự án thường sẽ được quản lý bởi trưởng bộ phận. Nhân viên khai báo lịch làm với trưởng phòng một thời gian cố định trước khi bắt đầu vào giai đoạn mới, có thể là báo lịch theo tuần, theo tháng, theo quý,… Trưởng phòng sẽ dựa vào đó và đối chiếu với tiến trình của dự án rồi phê duyệt và sắp xếp lại lịch làm việc của nhân viên theo từng khoảng thời gian, địa điểm làm việc và vai trò khi tiến hành thực hiện dự án. Các dữ liệu đó sẽ được lưu trữ lại bằng thông báo của trưởng bộ phận với nhân viên phụ trách. Với cách làm này thì việc điều chỉnh lịch làm việc sẽ dễ dàng hơn do nhân viên và trưởng phòng chỉ cần trao đổi với nhau. Tuy nhiên, chính vì không có phương tiện lưu lại nên việc tính toán và sắp xếp cũng thường xuyên bị thiếu sót, không tính toán chính xác thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, việc đánh giá khách quan một nhân viên cũng gặp nhiều trở ngại và khó định hướng cho các dự án sau của doanh nghiệp hơn.

Áp dụng phần mềm công nghệ để quản lý lịch làm việc của nhân viên theo thời gian, địa điểm và vai trò

Một lựa chọn khác mà các lãnh đạo hướng tới ngày càng nhiều là sử dụng hệ thống phần mềm để thay thế cho các thao tác thủ công của con người. Theo đó, các dữ liệu về dự án đều được cập nhật lên phần mềm, bao gồm cả lịch làm việc của nhân viên. Hệ thống sẽ kiểm soát tiến trình của dự án dựa theo các danh mục nhân viên, thời gian làm việc, địa điểm thực hiện và vai trò khi tiến hành dự án. Vì vậy, khi có thay đổi về nhân sự và kế hoạch làm việc, hệ thống tự động cập nhật và báo cho các bộ phận liên quan được biết để dự trù hướng đi sắp tới, đảm bảo từng công đoạn của dự án được tiến hành một cách thuận lợi nhất. Khi trưởng phòng hay các cấp lãnh đạo muốn theo dõi tiến độ hoàn thành, chỉ cần truy cập trên hệ thống, sẽ biết các thông tin cụ thể luôn được từng bộ phận cập nhật trên phần mềm. Đồng thời, hiệu suất làm việc của nhân viên, dự án có bao nhiêu người,… đều được thể hiện hết trên các danh mục của hệ thống chung dành cho từng dự án.