Quản lý thông tin ứng viên và quy trình lên lịch phỏng vấn bằng phương thức truyền thống

Dữ liệu về ứng viên thường sẽ được nhân viên phụ trách lưu trữ và quản lý dưới dạng giấy tờ, được cất giữ trong tủ hồ sơ của bộ phận nhân sự. Các thao tác chủ yếu là dạng thủ công, từ khâu hẹn phỏng vấn, xếp lịch phỏng vấn và người phỏng vấn, đến khi kết thúc quá trình tìm kiếm ứng viên. Điều dễ dàng nhận thấy ở đây, chính là phải tiêu tốn một lượng thời gian khá lớn, mà đôi khi còn xảy ra các tình trạng nhầm lẫn lịch phỏng vấn, hẹn sai ứng viên,… dẫn đến hình thành tác phong thiếu chuyên nghiệp trong công ty, làm giảm chất lượng nhân sự xuống thấp hơn đáng kể. Bên cạnh đó, việc đánh giá ứng viên cũng trở nên chủ quan hơn, do không có một quy tắc chung nào cho cả doanh nghiệp, mà chỉ dựa trên cảm nghĩ của người phỏng vấn. 

Với số lượng tác hại nhiều hơn tác dụng như thế, hiển nhiên người lãnh đạo sẽ phải tìm đến một phương án khác để nhân sự của doanh nghiệp luôn đạt mức đảm bảo công việc tốt nhất. 

Áp dụng phần mềm để quản lý thông tin ứng viên và quy trình lên lịch thi phỏng vấn, cập nhật kết quả

Sử dụng phần mềm công nghệ vào quy trình quản lý thông tin sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian và công sức của nhân viên. Theo đó, với những gì được lập trình sẵn từ trước, nhân viên chỉ cần nhập thông tin của ứng viên lên phần mềm, hệ thống sẽ tự động thống kê và sắp xếp lịch phỏng vấn theo thời gian, số lượng ứng viên và người phỏng vấn. Trong quá trình phỏng vấn, nhân viên phụ trách sẽ ghi lại dữ liệu lịch sử và cập nhật lên hệ thống, cuối mỗi cuộc phỏng vấn sẽ điền những chỉ tiêu có sẵn, phù hợp với đặc điểm của từng ứng viên. Kết thúc quá trình, phần mềm ngoài việc ghi nhận kết quả và lịch sử phỏng vấn, còn dựa vào kết quả đánh giá của người phỏng vấn mà tổng hợp rồi đưa ra bảng thống kê điểm số của các ứng viên, từ đó, phòng nhân sự dễ dàng tìm ra người phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng mình cần. 

Với phương pháp áp dụng phần mềm như thế này, lợi ích đầu tiên đem lại cho doanh nghiệp là rút ngắn thời gian, tiết kiệm công sức của nhân viên, bởi tất cả các thao tác đều đã được công nghệ hóa thông qua vài cú click chuột. Bên cạnh đó, do dữ liệu đều được tập trung vào một chỗ, nên nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp, bộ phận quản lý cũng thuận lợi hơn khi kiểm soát được cả quá trình làm việc của nhân viên, để nắm rõ cấu trúc nhân sự của doanh nghiệp mình.