Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc rất nhiều kho hàng, tùy vào tính chất kinh doanh mỗi nơi. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho là một vấn đề quan trọng và đáng được kiểm soát thường xuyên bởi nó ảnh hưởng đến rất nhiều các bộ phận liên quan. Hiện nay, để quản lý việc sắp xếp vị trí hàng hóa trong kho, doanh nghiệp có thể dùng hoàn toàn bằng sức lao động của con người hoặc sử dụng hệ thống phần mềm để hỗ trợ quá trình quản lý.

Quản lý vị trí hàng hóa trong kho bằng sức lao động của con người

Thông thường, trong một kho sẽ được thiết kế theo các dạng đơn giản, gồm các khu vực riêng lẻ. Mỗi khu vực sẽ có số lượng tầng, ô,… nhất định, đảm bảo phục vụ đủ cho khối lượng hàng hóa cần lưu trữ. Mỗi khi muốn tìm kiếm một sản phẩm nào đó, người thủ kho phải lật giở sổ sách tìm xem loại đó xếp ở khu vực nào, tầng bao nhiêu, ô nào,… để đến tìm từng sản phẩm. Mặc dù vẫn có thể tìm được sản phẩm cần, song để dò tìm như vậy cần tốn khá nhiều thời gian. Đó là chưa kể còn có những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn như sổ sách bị mất, hàng hóa đặt sai vị trí,… thì khả năng tìm kiếm và thống kê hàng hóa là rất khó. Ngoài ra, hoạt động với phương thức truyền thống như thế này thì nhân viên kho thường xuyên phải đi xem xét, thống kê sản phẩm, để xem tình trạng kho hiện tại như thế nào. Hiệu quả công việc đạt được ở mức ổn định, nhưng tốn khá nhiều công sức lao động và thời gian của con người.

Áp dụng phần mềm công nghệ để quản lý vị trí hàng hóa trong kho

Một cách thức quản lý khác được đánh giá tốt hơn là áp dụng phần mềm công nghệ thay thế cho các thao tác từ sức lao động của con người. Hệ thống sẽ dựa theo tình trạng hiện tại trong kho, tính toán các lần giao dịch xuất – nhập kho để gợi ý những vị trí đặt hàng phù hợp nhất. Nhân viên phụ trách kho sau khi xem xét gợi ý sẽ lựa chọn nơi đặt hàng hóa và cập nhật kết quả lên hệ thống chung, báo cho các bộ phận liên quan được biết. Vì vậy, mỗi khi cần tìm kiếm hay thống kê sản phẩm, nhân viên ở các bộ phận như kế toán, kỹ thuật,… đều có thể lên hệ thống để kiểm tra và lấy số liệu làm báo cáo, tài liệu nhanh gọn, tiện lợi mà không cần phải nhờ đến nhân viên kho giúp đỡ. Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm cũng hỗ trợ thống kê số lượng sản phẩm còn lại trong kho tùy theo các đơn vị tính khác nhau.

Điều này giúp cho bộ phận kho tiện lợi trong việc kiểm soát và quản lý vị trí đặt hàng hóa chi tiết theo từng kho, đồng thời tránh tối đa được tình trạng thất lạc hay cũ hỏng danh sách vị trí để hàng hóa trong kho, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc lên cao nhất có thể. Các bộ phận khác liên quan và lãnh đạo cũng dễ dàng theo dõi và kiểm soát quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.