Quy trình xây dựng và quản lý dự án

Hiện nay số lượng dự án ngày càng tăng lên và phức tạp hơn. Trong khi việc tập huấn các cán bộ xây dựng và quản lý dự án có trọng tâm quá hẹp, đốt cháy giai đoạn. Vì vậy, đôi khi những kiến thức cơ bản như quy trình xây dựng và quản lý dự án chỉ được đề cập qua loa. Theo TIT muốn làm tốt bất cứ điều gì thì chúng ta cần nắm chắc những điều căn bản trước nên đã biên tập lại quy trình xây dựng và quản lý dự án dựa trên những tài liệu sưu tầm được để phục vụ nhu cầu của một số nhà quản lý dự án.

Bước 1: Khảo sát nhu cầu

Khảo sát, tìm hiểu, khám phá, phân tích để đưa ra cái nhìn tổng thể và cái nhìn cận cảnh chi tiết về tình hình và nhu cầu của công chúng. Các mặt cần quan tâm khi tiến hành khảo sát nhu cầu gồm:

• Ví trí địa lý
• Điều kiện tự nhiên
• Tình hình dân số và đặc điểm dân cư
• Hạ tầng cơ sở
• Hoạt động kinh tế
• Công tác tổ chức
• Các tổ chức xã hội, đoàn thể chính trị
• Văn hóa, tôn giáo
• Thuận lợi, hạn chế
• Liệt kê những vấn đề cần giải quyết

Khi khảo sát các nhu cầu công chúng thì người ta thường dùng những phương pháp nghiên cứu sau:

• Điều tra khảo sát
• Quan sát
• ĐIều tra bảng hỏi
• Phỏng vấn sâu hoặc phỏng vấn nhóm tập trung

Các dự án chỉ vận hành hiệu quả khi và chỉ khi nó được xây dựng dựa trên nhu cầu, ước muốn của công chúng. Dự án phải có mục tiêu, mục đích rõ ràng.

Các giai đoạn khảo sát nhu cầu:

Bước 2: Xây dựng dự án

Dựa vào kết quả khảo sát, nhóm dự án thảo luận để xây dựng khung hợp lý dự án. Đây là một công cụ thiết kế và quản lý dự án giúp xác định rõ đầu vào, các hoạt động để đáp ứng nhu cầu đầu ra.

Bước 3: Thực hiện và giám sát dự án

Trong bước thực hiện và giám sát dự án, ban quản lý dự án cần làm 5 nhiệm vụ: Khởi động dự án, tổ chức nguồn lực, thực hiện công việc, kiểm tra tiến độ và ghi chép các giai đoạn của dự án. Đây là bước quan trọng nhất bởi nó hiện thực hóa các dữ liệu trên văn bản. Khảo sát nhu cầu chỉ đơn giản là đi tìm những cái đang hiện hữu, xây dựng dự án là vẽ nên một công trình dựa trên nhu cầu của công chúng còn thực hiện và giám sát dự án không được định hình rõ ràng. Trên lý thuyết, thực hiện và giám sát dự án chỉ cần đi theo định hướng của kế hoạch đã được vạch ra. Nhưng thực tế không có dự án nào được thực hiện y sì như kế hoạch trên giấy. Vì trong quá tình thực hiện, xuất hiện rất nhiều tình huống phát sinh khiến các yếu tố đầu vào bị thay đổi dẫn đến phương thức thực hiện thay đổi nhưng vẫn phải cho ra kết quả như dự kiến hoặc xấp xỉ với dự kiến.

Bước 4: Lượng giá dự án

Lượng giá là khâu cuối cùng trước khi kết thúc dự án. Tức là, kiểm tra mọi khía cạnh của dự án nhằm trả lời một câu hỏi duy nhất “Dự án đã đạt đựơc mục tiêu mong muốn chưa?”. Nếu dự án chưa thành công thì khâu lượng giá phải xác định được, nhóm dự án đã làm sai điều gì, tại sao sai? Nếu dự án thành công thì khâu lượng giá phải xác định được có vấn đề nào phát sinh không?

Lượng giá giúp bạn quản lý ra những quyết định quan trọng và chính xác. Trong quá trình thực hiện sẽ có những vấn đề nổi lên do các điều kiện khách quan và chủ quan. Lượng giá gồm lượng giá định kỳ và định giá cuối kỳ. Lượng giá định kỳ chính là giám sát, theo dõi. Lượng giá cuối kỳ được thực hiện khi dự án kết thúc.

Lượng giá dự án nhằm cập nhật tình hình dự án cho các bên liên quan. Các bên liên quan ở đâu gồm: cộng đồng hưởng thụ, cộng tác viên dự án, chính quyền địa phương, các bộ phần chuyên môn,… Những dự án thường xuyên lượng giá dự án định kỳ chiếm được lòng tin của các bên liên quan. Bởi ban quản lý dự án đó cho các bên liên quan có cảm giác rõ ràng, minh bạch.

Với những kiến thức mà chúng tôi vừa chia sẻ, chắc hẳn bạn đã hình dung ra quy trình xây dựng và quản lý dự án chuẩn như thế nào rồi. TIT hy vọng bạn các dự án của bạn sẽ liên tiếp thành công.