Tạo thói quen quản lý thời gian làm việc 24h hiệu quả

Tạo thói quen quản lý thời gian làm việc 24h hiệu quả

Bạn loay hoay với quá nhiều công việc, bận rộn khi deadline sát sao, hiệu quả không cao, đâu là phương pháp giải quyết công việc thông minh nhất? Làm sao để hình thành một thói quen làm việc chuyên nghiệp?

Đặt vấn đề

Một nhà quản lý đã dành nguyên một ngày theo dõi quá trình làm việc của một nhân viên trong công ty và nhận ra rằng họ không biết cách sắp xếp công việc và thời gian hợp lý.

Nhà quản lý A giao cho nhân viên B 3 công việc quan trọng và 2 công việc không quan trọng. Nhân viên B xử lý 2 công việc không quan trọng trước bởi nó hoàn thành nhanh nhất. Trong quá trình làm việc nhân viên đó liên tục lướt mạng và chat buôn chuyện, thậm chí xử lý cả 2 công việc không quan trọng cùng một lúc và dàn trải hết nguyên cả buổi sáng.

Buổi chiều, nhân viên B bắt đầu cắm cúi làm 3 công việc quan trọng. Công việc đòi hỏi có sự liên kết và thu thập thông tin với các bộ phận khác. Nhân viên B bị động thời gian trong quá trình chờ dữ liệu từ bộ phận khác, trong thời gian đó, B tranh thủ việc riêng. Sau khi B bận rộn chạy từ phòng này sang phòng khác, cuối cùng hết buổi chiều B hoàn thành được 2 công việc quan trọng. Còn 1 công việc quan trọng ngày mai làm nốt.

Trường hợp của nhân viên B chúng ta gặp rất thường xuyên trong các doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng công việc được giao, hoàn thành tốt là được mà không quan tâm đến thời gian trôi không chờ đợi. Nếu có quá nhiều nhân viên B trong doanh nghiệp, bạn thử tưởng tượng hàng ngày sẽ có rất nhiều công việc tồn đọng, dồn đến deadline cuối tháng. Lúc đó bạn lại quay cuồng hoàn thiện toàn bộ công việc trong tâm thái vội vàng. Có nhiều trường hợp khi bạn cần dữ liệu khẩn cấp, công việc đó bạn lại chưa có sự chuẩn bị. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp và hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.

Giải pháp

Nếu bạn chỉ chăm chỉ làm việc, mà không biết cách xử lý thời gian khoa học, công việc bạn làm chỉ dừng lại ở mức “Tròn việc” chưa có sự “Cải tiến công việc” và sáng tạo.

Làm sao để quản lý thời gian tốt hơn, hoàn thành toàn bộ công việc tốt đúng deadline và có thời gian cho sự sáng tạo? Chúng ta cần đề cập tới tầm quan trọng của việc sắp xếp công việc ưu tiên. Phương pháp đem đến hiệu quả gia tăng năng suất làm việc lên gấp 2 lần.

Tìm hiểu chi tiết: Cách phân loại công việc

Một trong những cách giúp bạn tạo thói quen quản lý công việc thông minh, là sử dụng phần mềm quản lý công việc và biến nó thành công cụ sắp xếp, nhắc công việc hàng ngày giúp bạn.

Chấm điểm công việc

Chấm điểm tầm quan trọng của từng công việc. Điểm này vừa là hệ số công việc vừa là mức điểm cộng khi nhân viên hoàn thành nó. Điểm cộng càng cao, thưởng càng nhiều. Đây là cách thức thông minh cho nhà quản lý, làm đòn bẩy sự cạnh tranh trong lao động, giúp thúc đẩy nhân viên làm việc liên tục.

Phần mềm liệt kê các công việc hàng ngày và hiển thị điểm trên trang chủ, khi nhân viên hoàn thiện từng mục, phần mềm tự động cộng điểm và ẩn công việc đã hoàn thành.

Đặt mức độ ưu tiên

Đặt mức độ ưu tiên công việc theo ngày. Bạn cần đặt ra mức độ hoàn thành khẩn cấp hay không khẩn cấp cho từng công việc cần hoàn thành cho ngày hôm sau. Phần mềm nhờ đó sắp xếp thứ tự công việc giúp bạn. Với nhà quản lý, thông qua phần mềm, bạn dễ dàng thao tác bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên, họ sẽ biết được tầm quan trọng của công việc phải làm.

Đặt khoảng thời gian hoàn thành cho từng công việc cụ thể

Định lượng thời gian hoàn thành công việc, trong bao nhiêu phút, bao nhiêu giờ, nhất là đối với các công việc cố định, lặp đi lặp lại hàng ngày. Nó sẽ giúp tạo nên thói quen làm việc chuyên nghiệp. Khi công việc cố định được làm thường xuyên, sẽ trở thành nghiệp vụ. Hãy là chuyên gia trong mọi công việc của bạn.

Đặt deadline

Khi bạn được giao một công việc cần hoàn thiện gấp, bạn cần đặt deadline và ưu tiên cho công việc đó. Phần mềm có tính năng nhắc việc và thông báo trên trang chủ hoặc gửi tin nhắn, nhờ đó bạn sẽ không quên việc phải làm, kịp tiến độ.

Toàn bộ những kỹ năng trên khi được áp dụng lên phần mềm, trở thành một tính năng và thư ký công việc giúp bạn, từ đó hình thành thói quen làm việc, nâng cao tính chuyên nghiệp. Nhờ có phần mềm đạt hiệu suất công việc tối đa, bạn có thời gian dành cho chuyên môn, trau dồi kiến thức, tìm tòi sáng tạo cho công việc, tạo nên đam mê.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/