Cải cách quản lý doanh nghiệp truyền thống bằng phần mềm hiện đại

Cải cách quản lý doanh nghiệp truyền thống bằng phần mềm hiện đại

Mỗi doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả đều cần một quy trình quản lý quy chuẩn, thống nhất. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ ban đầu thường không có một quy trình quản lý cụ thể, rõ ràng gây rất nhiều tổn thất cho công ty. Nhìn chung, có ba cách quản lý doanh nghiệp, đó là: quản lý bằng thủ công, quản lý nhờ phần mềm đóng gói mua sẵn và quản lý nhờ phần mềm được xây dựng theo quy trình của công ty. Vậy phương pháp nào là tối ưu nhất cho doanh nghiệp?

Phương pháp quản lý doanh nghiệp truyền thống

Cách thức quản lý thủ công thường là cách thức quản lý đầu tiên của doanh nghiệp vì khi doanh nghiệp còn nhỏ, cách thức quản lý thủ công không tiêu tốn nhiều chi phí của doanh nghiệp và đặc biệt dễ rất dễ sử dụng. Cách thức quản lý thủ công là việc sử dụng những bản cứng hoặc phần mềm máy tính Word, Excel, Google Drive,..để lưu trữ giữ liệu, thống kê, báo cáo. Ban đầu, khi doanh nghiệp chỉ cần phải xử lý một lượng ít thông tin thì việc quản lý thủ công không có nhiều hạn chế, tuy nhiên, theo thời gian, lượng thông tin ngày càng đầy thì doanh nghiệp chắc chắn không thể tiếp tục sử dụng phương pháp này vì tiêu tốn quá nhiều thời gian và nhân lực cho những công việc xử lý, tính toán, thống kê,..ngay cả những bộ phận khác cũng không thể làm việc hiệu quả được khi các dữ liệu vô cùng rối, khó tìm kiếm.

Để hạn chế những điểm yếu của phương pháp thủ công, các doanh nghiệp có thể chọn phương pháp mua các phần mềm đóng gói sẵn để áp dụng vào công ty mình. Các phần mềm này được xây dựng trên một quy chuẩn chung đã được cài đặt trước, ví dụ phần mềm kế toán, tài chính, phần mềm quản lý nhân sự, tính lương, phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng, phần mềm quản lý kho,… Nhìn chung, các phần mềm này khá dễ để sử dụng vì chỉ cần làm theo quy trình của phần mềm. Đây được coi là điểm mạnh cũng là điểm yếu khi công ty buộc phải làm theo các quy trình của phần mềm và không thể tùy chỉnh các tính năng cho phù hợp với các đặc tính của công ty mình. Ngoài ra, việc một công ty sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc tiêu tốn khá nhiều chi phí và gây ra tình trạng tách biệt thông tin giữa các phòng, ban. Ví dụ, phần mềm quản lý kho hàng cập nhật tình trạng luân chuyển của hàng hóa trong kho, khi nhà quản lý nhìn vào dữ liệu được hiện trên phần mềm quản lý kho và đưa ra quyết định mua hàng thì lại cần phải gửi bản dữ liệu tình hình kho cho bên kế toán tính toán lượng hàng cần nhập, chất lượng và chi phí,..điều này gây ra độ trễ về thời gian khá lớn, các phòng ban không thể phối hợp nhịp nhàng được.

Các doanh nghiệp cần quản lý một lượng thông tin khổng lồ, cần phải xử lý nhanh chóng thường có một đội ngũ hùng hậu xử lý vấn đề này, như là một đội IT đông đảo, thường trực chuyên xây dựng và phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nhưng giải pháp này thường chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn như ngân hàng, công ty bảo hiểm, luật,.. và nó tiêu tốn một lượng ngân sách cũng khổng lồ không ké.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể

Khắc phục những điểm yếu của phương pháp quản lý truyền thống, phần mềm quản lý ERP được ra đời. ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp rất nhiều các chức năng của nhiều phần mềm đơn lẻ, hoạt động thống nhất trên một hệ thống duy nhất, giúp tập trung thông tin một cách khoa học, rõ ràng và bảo mật cao.

• ERP giúp quản lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, giúp cách doanh nghiệp tận dụng tối đa được nguồn thông tin để mang lại những lợi nhuận cho công ty. Ví dụ, mọi thông tin của khách hàng và những lần tương tác của khách hàng với doanh nghiệp đều được lưu lại, đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ dễ dàng nắm được đặc điểm của từng khách hàng để có được chương trình chăm sóc hợp lý.
• Việc thống kê, báo cáo trở nên dễ dàng rất nhiều. Khi thông tin được nhập vào hệ thống, ERP sẽ tự động cập nhật và phân tích những thông tin đó, công ty không cần những vị trí nhân sự tính toán và làm báo cáo rủi ro sai sót cao và mất thời gian. Nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được tình hình của công ty từ tài chính, dữ liệu kho hàng, tiền lương của nhân viên, data khách hàng,..
• ERP cũng trợ giúp rất nhiều trong việc sản xuất của công ty. Doanh nghiệp chỉ cần xây dựng một định mức chuẩn cho việc sản xuất, ERP sẽ tính toán được tất cả những thông số đầu vào cho mỗi lần sản xuất, phù hợp với từng đơn hàng cũng như cập nhật tình hình của các công đoạn sản xuất giúp việc quản lý chi phí, chất lượng sản xuất rất nhanh chóng, rõ ràng.
• ERP giúp tinh gọn bộ máy nhân sự của công ty khi mà nó đã thay thế rất nhiều vị trí nhân sự như tính toán, lưu trữ thông tin,.. Phần mềm này không những làm tăng hiệu quả và hiệu suất công việc mà còn giảm chi phí đáng kể cho công ty nhờ cắt giảm những nhân sự thừa, đảm bảo những nhân sự có trình độ cao.
• Khả năng ưu việt của ERP được các doanh nghiệp quan tâm đó là khả năng tùy chỉnh. ERP có thể được xây dựng tùy chỉnh để phù hợp với từng đặc điểm, văn hóa, quy trình quản lý của công ty. Khi áp dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp cần chọn công ty công nghệ xây dựng phần mềm này sao cho phù hợp với công ty, ví dụ như TIT có nền tảng Faceworks đang được các công ty ưa chuộng hiện nay sẽ tìm hiểu về quy trình quản lý, đặc tính của công ty và xây dựng hệ thống theo như yêu cầu của doanh nghiệp.

Tóm lại, trong thời đại công nghệ thông tin, việc áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp là xu hướng, giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh trên thị trường hội nhập. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

🏢 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

☎ 04 7306 1636

📞0974 69 6600

📧 info@tit-vn.com

🌏 https://faceworks.vn/