PHẦN MỀM QUẢN LÝ DANH SÁCH TÒA NHÀ

Đối với những tòa nhà lớn, số lượng các phòng có thể lên tới hàng trăm phòng với các đặc điểm khác nhau như diện tích, người thuê, ngày thuê,… Dữ liệu, sổ sách luôn chất chồng theo thời gian. Thông thường, các tập hồ sơ, hợp đồng liên quan đến tòa nhà đều được lưu trữ lại trên giấy tờ và cất ở trong phòng quản lý. Mỗi khi muốn tìm lại hoặc kiểm tra thông tin, người quản lý phải mất rất nhiều thời gian mới có thể tìm ra được kết quả mong muốn. Chưa kể, những rắc rối về việc sửa, xóa thông tin cũng thường xuyên xảy ra. Bất cứ nhân viên nào cũng có thể thực hiện những việc đó mà đôi khi chính người lãnh đạo cũng không biết được.

Để tối ưu hóa quá trình quản lý và hạn chế tối đa những khó khăn trên, nhiều chủ tòa nhà đã lựa chọn sử dụng phần mềm công nghệ thay thế hoàn toàn cho các công việc thủ công trước đó. Theo đó, để quản lý danh sách tòa nhà, ngoài những thông tin cơ bản về danh sách phòng, hợp đồng, thì tùy vào nhu cầu của từng khách hàng mà phần mềm sẽ có thêm những chức năng khác như lịch trực của nhân viên, danh sách phòng đang trống,…

Giao diện danh sách phòng của tòa nhà.

Giao diện hợp đồng của tòa nhà kèm mục upload file mềm.

Giao diện danh sách phòng trống của tòa nhà.

Giao diện lịch trực của tòa nhà.

Với cách chuyển đổi số như vậy, các dữ liệu đều được quản lý một cách thống nhất và có liên kết với nhau, tạo ra một quy trình khoa học, hợp lý, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí quản lý. Mỗi bộ phận sẽ được phân quyền khác nhau dựa theo nhiệm vụ mình phụ trách, chính vì thế, nhân viên bộ phận khác không thể thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa dữ liệu không liên quan đến mình. Bên cạnh đó, nhờ vào việc có phần mềm, chủ tòa nhà cũng có thể theo dõi tình hình kinh doanh bất cứ lúc nào mà không cần phải xem báo cáo cụ thể của cấp dưới như trước đây.