Lô và hạn dùng kiểm thủ công
Dễ xuất sai lô, bỏ sót lô cận hạn hoặc không tuân thủ FEFO.
Phần mềm quản lý kho GSP dược phẩm
Faceworks WMS GSP cho ngành dược
Phần mềm quản lý kho GSP cho doanh nghiệp dược phẩm
Kho GSP không chỉ là nơi lưu thuốc. Doanh nghiệp dược phải kiểm soát lô, hạn dùng, nhiệt độ, độ ẩm, biệt trữ, kiểm nghiệm, trạng thái chất lượng, FEFO và hồ sơ truy xuất. Faceworks giúp xây dựng hệ thống kho GSP theo đúng quy trình kiểm soát của doanh nghiệp.
Mockup dashboard kho GSP
Lô biệt trữ48
Lô cận hạn126
Kho lệch nhiệt2
FEFO đúng98.7%
Bản chất bài toán quản lý
Quản lý kho GSP là quản lý hàng dược trong điều kiện bảo quản được kiểm soát, có bằng chứng và có khả năng truy xuất đầy đủ.
Mỗi lô thuốc cần được theo dõi từ lúc nhập, kiểm nghiệm, biệt trữ, release, lưu kho, xuất hàng, thu hồi hoặc hủy. Trạng thái chất lượng quan trọng không kém số lượng tồn.
Hệ thống kho GSP cần kết nối WMS, QA/QC, mua hàng, bán hàng, phân phối và hồ sơ nhiệt độ – độ ẩm để đáp ứng audit và giảm rủi ro chất lượng.
Vấn đề thực tế khi quản lý thủ công
Biệt trữ không chặt
Hàng chờ kiểm nghiệm hoặc hold vẫn có nguy cơ bị xuất nhầm.
Nhiệt độ/độ ẩm rời dữ liệu
Có log môi trường nhưng không gắn với lô, vị trí và thời gian lưu kho.
Hồ sơ audit mất thời gian
Khi audit cần gom phiếu nhập, kiểm nghiệm, nhiệt độ, xuất kho từ nhiều nơi.
Recall khoanh vùng chậm
Không biết nhanh lô đã xuất cho khách hàng/đại lý nào.
Điều chỉnh tồn thiếu kiểm soát
Sai lệch kiểm kê, hủy hàng, trả hàng không có luồng duyệt rõ.
Faceworks quản lý theo quy trình như thế nào?
Faceworks quản lý kho GSP theo lô, hạn dùng, vị trí, trạng thái chất lượng, điều kiện bảo quản và lịch sử giao dịch.
Hệ thống chặn xuất lô chưa release, lô hold, lô không đạt điều kiện khách hàng hoặc xuất lệch FEFO nếu không được duyệt.
Dữ liệu nhiệt độ, độ ẩm, kiểm nghiệm, nhập xuất, trả hàng, hủy hàng và recall được liên kết để tạo hồ sơ truy xuất phục vụ audit.
Lothạn dùng/FEFO
QAhold/release
Storagenhiệt ẩm
Recalltruy xuất
Các phân hệ cần có trong Phần mềm quản lý kho GSP cho doanh nghiệp dược phẩm
Kho GSP cần quản lý đồng thời tồn kho, chất lượng, điều kiện bảo quản, truy xuất và tuân thủ.
Danh mục thuốc
Mã hàng, dạng bào chế, quy cách, điều kiện bảo quản và giấy phép.
Lot/expiry
Số lô, ngày sản xuất, hạn dùng, nhà cung cấp, COA và trạng thái.
Biệt trữ/release
Khu biệt trữ, kiểm nghiệm, QA release, hold, reject và hủy.
Vị trí kho GSP
Kho, zone, kệ, ô, nhiệt độ yêu cầu và sức chứa.
Nhiệt độ độ ẩm
Log môi trường, cảnh báo lệch ngưỡng và hồ sơ xử lý.
FEFO xuất kho
Gợi ý lô xuất theo hạn dùng, rule khách hàng và trạng thái QA.
Trả hàng/recall
Thu hồi, nhập trả, cách ly, đánh giá lại và xử lý.
Kiểm kê/điều chỉnh
Kiểm tồn, chênh lệch, biên bản và phê duyệt.
Audit trail
Lịch sử thao tác, thay đổi trạng thái, chứng từ và người duyệt.
Quy trình vận hành đề xuất
- Nhập thuốc theo PO, số lô, hạn dùng, COA và điều kiện bảo quản.
- Hàng vào khu biệt trữ hoặc khu chờ kiểm nghiệm nếu cần.
- QA/QC cập nhật kết quả kiểm và trạng thái release, hold hoặc reject.
- Kho xếp hàng vào vị trí đạt điều kiện bảo quản và theo dõi nhiệt độ/độ ẩm.
- Khi xuất, hệ thống đề xuất FEFO và kiểm trạng thái chất lượng của lô.
- Nếu có trả hàng hoặc recall, lô được cách ly và mở hồ sơ xử lý.
- Kiểm kê định kỳ ghi chênh lệch, điều chỉnh theo luồng duyệt.
- Hồ sơ audit được xuất theo lô, sản phẩm, khách hàng hoặc chứng từ.
Vai trò sử dụng theo từng bộ phận
Kho dược
Nhập xuất, xếp vị trí, kiểm kê, FEFO và hồ sơ kho.
QA/QC
Biệt trữ, kiểm nghiệm, release/hold/reject và xử lý recall.
Mua hàng
Theo dõi nhà cung cấp, COA, lô nhập và hạn dùng còn lại.
Kinh doanh/phân phối
Tạo nhu cầu xuất, kiểm rule khách hàng và giao hàng.
Kế toán
Đối chiếu giá trị tồn, hủy hàng, trả hàng và công nợ.
Ban quản lý
Theo dõi tuân thủ GSP, rủi ro chất lượng và tồn cận hạn.
Rule tự động và cảnh báo
Chặn lô chưa release
Lô biệt trữ hoặc hold không được xuất kho.
Cảnh báo cận hạn
Lô sắp hết hạn được ưu tiên xử lý hoặc xuất FEFO.
Kiểm điều kiện bảo quản
Hàng chỉ xếp vào zone phù hợp nhiệt độ/độ ẩm.
Cảnh báo lệch nhiệt
Kho hoặc zone lệch ngưỡng tạo cảnh báo và hồ sơ xử lý.
Chặn xuất sai FEFO
Xuất lệch FEFO cần lý do và quyền duyệt.
Audit trail bắt buộc
Thay đổi lô, hạn, trạng thái QA phải lưu lịch sử.
Báo cáo quản trị nên có
Tồn GSP
Tồn theo lô, hạn dùng, vị trí, trạng thái QA và điều kiện bảo quản.
Cận hạn/quá hạn
Danh sách lô cận hạn, quá hạn và kế hoạch xử lý.
FEFO compliance
Tỷ lệ xuất đúng FEFO và trường hợp ngoại lệ.
Nhiệt độ độ ẩm
Lịch sử môi trường kho, cảnh báo và biên bản xử lý.
Recall trace
Từ lô truy ra khách hàng, chứng từ xuất và tồn còn lại.
Audit package
Hồ sơ lô, kiểm nghiệm, nhập xuất, nhiệt độ và audit trail.
Vì sao nên tùy biến với Faceworks?
Mỗi doanh nghiệp có quy trình kho, biểu mẫu, phân quyền, điểm kiểm soát và yêu cầu audit khác nhau. Faceworks có thể thiết kế hệ thống theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.
Khi kho được số hóa theo quy trình thực tế, dữ liệu tồn kho không chỉ phục vụ nhập xuất mà còn hỗ trợ chất lượng, truy xuất, tài chính và điều hành.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý biệt trữ và release QA không?
Có. Lô có thể có trạng thái biệt trữ, release, hold, reject hoặc hủy.
Có cảnh báo nhiệt độ độ ẩm không?
Có thể tích hợp hoặc nhập dữ liệu môi trường và cảnh báo lệch ngưỡng.
Có truy xuất recall theo lô không?
Có. Hệ thống truy được lô đã xuất cho khách hàng nào và còn tồn ở đâu.
Quản lý kho GSP bằng dữ liệu có kiểm soát và truy xuất được
Faceworks có thể khảo sát quy trình GSP, QA, kho và phân phối để thiết kế hệ thống phù hợp với doanh nghiệp dược.
