10 BƯỚC ĐƠN GIẢN ĐỂ QUẢN LÝ KHO TỐT HƠN CÙNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM FACEWORKS

Công việc quản lý kho bao gồm rất nhiều nhiệm vụ quan trọng cần xử lý, từ việc kiểm kê và bổ sung hàng hóa trong kho, liên hệ với nhà cung cấp cho đến việc quản lý, sắp xếp quy trình làm việc cho nhân viên. Giải pháp phần mềm Faceworks sẽ hỗ trợ nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ một cách đơn giản nhưng rất hiệu quả. Sau đây là hướng dẫn cách quản lý kho tốt hơn cùng giải pháp phần mềm Faceworks qua 10 bước đơn giản:

Bước 1: Liệt kê tất cả sản phẩm, thành phần, thiết bị quản lý kho

Giải pháp phần mềm Faceworks sẽ giúp bạn lưu trữ hồ sơ, dữ liệu một cách hệ thống về các sản phẩm, thành phần… quản lý kho một cách chi tiết, chẳng hạn như:

•  Tên sản phẩm, thiết bị… lưu trữ trong kho
• Thông tin nhà cung cấp
• Thông tin về thương hiệu, nhãn hiệu
• Dữ liệu về giá bán (bán lẻ, bán buôn), kích thước, ký hiệu lô hàng, danh mục sản phẩm, vị trí lưu trữ, ngày sản xuất và ngày hết hạn…
• Yêu cầu về số lượng đặt hàng
• Chi phí vận chuyển v.v

Bước 2: Cập nhật liên tục nguồn dữ liệu Quản lý kho nhờ phần mềm Faceworks

Công việc này cực kỳ quan trọng đối với những doanh nghiệp đã và đang kinh doanh trên sàn thương mại điện tử. Ở bước này, người quản lý kho cũng cần bổ sung thêm hình ảnh, mô tả chi tiết sản phẩm để nhân viên lấy hàng có thể nhận diện sản phẩm chính xác, nhanh nhất. Quản lý kho có trách nhiệm cập nhật thông tin khi có sự thay đổi về nhà cung cấp hoặc chi phí bán buôn; bổ sung dữ liệu về sản phẩm mới vào hồ sơ lưu trữ của kho hàng. 

Để đảm bảo nguyên tắc quản lý kho, nhà quản trị cũng cần lập ra bộ quy tắc bao gồm chính sách thưởng phạt khi thực hiện sai, quy định cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng công việc cụ thể. Đặc biệt, bất kể khối lượng dữ liệu có lớn đến đâu, giải pháp phần mềm Faceworks cũng sẽ giúp hệ thống quản lý kho vận hành một cách trơn tru nhất.

 Bước 3: Tìm kiếm vị trí lưu trữ, trưng bày hàng hóa dễ dàng qua giải pháp phần mềm Faceworks

Yêu cầu ghi nhớ, tìm kiếm vị trí hàng hóa trong quản lý kho hàng không làm khó được các cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ với số lượng hàng hoá ít ỏi. Người quản lý kho có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm mong muốn ngay trên kệ tủ bày hàng. 

Trái lại đối với các doanh nghiệp nhỏ hoạt động theo chuỗi gồm nhiều chi nhánh, cơ sở hoạt động song song cũng như kinh doanh đa kênh trên nhiều nền tảng, sàn thương mại điện tử, hàng hóa thường được lưu giữ ở nhiều địa điểm khác nhau như nhà kho, điểm trung chuyển, phân phối và cả trên các quầy hàng. Mỗi địa điểm lưu trữ kể trên lại chứa vị trí cụ thể hơn như số kệ, giá đỡ, ô bày hàng hóa. 

Để tiết kiệm thời gian và công sức, người phụ trách công việc quản lý kho nên sử dụng các loại mã vạch, mã QR chứa dữ liệu liên quan đến sản phẩm trong kho (sắp xếp, phân loại theo danh mục phù hợp) giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình này bằng giải pháp phần mềm Faceworks. Khi ứng dụng giải pháp phần mềm này vào thực tiễn, các nhà quản trị cho biết tình trạng đặt sai vị trí, để sót hàng hóa, sản phẩm giảm hẳn hoặc chấm dứt hoàn toàn, từ đó cải thiện và tăng doanh thu bán hàng. 

Bước 4: Quản lý kho, kiểm soát hàng tồn chính xác cùng giải pháp phần mềm Faceworks

Bất kỳ sản phẩm nào được lưu trữ trong kho cũng cần được tính toán kỹ lưỡng về độ biến dạng, khả năng hư hỏng và phương án đổi trả với nhà cung cấp để tránh lãng phí, sai sót trong hệ thống. Do đó, người quản lý kho hàng sẽ phải kiểm tra lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp thường xuyên, định kỳ, tuỳ thuộc theo quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Không ít hộ kinh doanh kiểm đếm từng thành phần riêng lẻ trong kho hàng ngày. 

Giải pháp phần mềm quản lý kho Faceworks giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ này một cách dễ dễ dàng, nhanh chóng; bởi thay vì bắt đầu thu thập dữ liệu từ đầu thì người quản lý kho chỉ cần kiểm tra lại dữ liệu lưu trữ trước đó trong phần mềm Faceworks. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ không bị chi phối bởi luồng dữ liệu quá lớn mà chỉ tập trung vào con số chênh lệch thực tế. 

Bước 5: Tổng hợp, phân tích dữ liệu bán hàng với dữ liệu quản lý kho và gửi báo cáo ngay trên ứng dụng của phần mềm Faceworks

Hệ thống quản lý kho hàng của phần mềm Faceworks sẽ tích hợp dữ liệu bán hàng và hàng hoá trong kho và liên tục gửi báo cáo tự động theo yêu cầu của doanh nghiệp. Đọc báo cáo quản lý kho hàng ngày với dữ liệu chi tiết như vậy sẽ giúp nhà quản trị nắm được mặt hàng nào bán chạy, sắp hết hàng và mặt hàng nào đang giậm chân tại chỗ hoặc sắp quá hạn sử dụng. Những dữ liệu thu thập từ báo cáo cũng giúp nhà quản trị liên hệ kịp thời với nhà phân phối để đặt hàng (số lượng, thời điểm lấy hàng…) cũng như quyết định thời điểm áp dụng khuyến mại, giảm giá cho những mặt hàng cần thiết.

 Bước 6: Nhập hàng nhanh chóng, đơn giản với giải pháp phần mềm Faceworks

Ở bước này, nhà quản trị cần thiết lập một quy trình nhập hàng cụ thể để ngăn chặn các rủi ro phát sinh như khan hàng, hết hàng do nhu cầu mua sắm thay đổi theo mùa hoặc xu hướng mới. Việc quản lý kho theo phương pháp thủ công trước kia gây mất thời gian vì nhân viên bán hàng phải trực tiếp báo cáo những mặt hàng đã hoặc sắp hết hàng tại điểm bán và gửi yêu cầu nhập hàng. 

Với giải pháp phần mềm quản lý kho Faceworks, người dùng có thể dễ dàng lên lịch kiểm tra dữ liệu hoặc thời điểm nhập hàng tự động. Nhà quản trị có thể thiết lập mức độ bán chạy riêng biệt cho từng sản phẩm để tự động kích hoạt thông báo khi đạt đến số lượng thanh toán cụ thể sau đó tạo đơn đặt hàng với dữ liệu chi tiết về mặt hàng cần mua.

Chẳng hạn đối với mặt hàng mì gói, số lượng đảm bảo việc bán hàng vẫn tiếp tục diễn ra như bình thường là 200 gói, ở mức bán chạy là còn 100 gói, mức sắp hết hàng là 30-50 gói, mức báo động (cần nhập hàng gấp) là 10 gói v.v.   Phần mềm Faceworks cũng giúp nhà quản lý kho nhập hàng hiệu quả với khả năng sinh lời cao hơn nhờ các thông số thể hiện mức độ phổ biến và thời gian bán hàng trung bình của một mặt hàng nào đó.  

Bước 7: Đề xuất áp dụng các chương trình giảm giá, khuyến mại thường xuyên để tăng doanh số bán hàng

Như đã nói ở trên, không phải sản phẩm nào có chất lượng tốt cũng luôn nằm trong top bán chạy hoặc thậm chí bán hết trước khi hết hạn do nhiều nguyên nhân khách quan như bao bì kiểu cách đóng gói sản phẩm lỗi thời, thay đổi xu hướng mua sắm, hoặc đơn giản do thay đổi thời tiết (chẳng hạn các mặt hàng tẩm ướp gia vị cay bán chậm hơn vào mùa hè). Do đó, người quản lý kho cũng có trách nhiệm tạo ra các chương trình giảm giá, khuyến mãi để tăng doanh số bán hàng. Đừng quên đảm bảo lượng hàng đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng trong khoảng thời gian áp dụng chương trình khuyến mãi. Song song với việc áp dụng chương trình giảm giá, khuyến mại hãy quy định, thay đổi việc chiết khấu đối với nhân viên bán hàng để tạo động lực khiến họ tập trung nhiều hơn vào các sản phẩm, mặt hàng sinh lời cho doanh nghiệp.  

Bước 8: Thiết lập quy trình nhận hàng để quản lý kho dễ dàng hơn

Khi nhận hàng, thêm hàng vào kho quản lý, nhà quản trị cần kiểm tra đơn đặt hàng sau đó thêm số lượng hàng hóa chính xác vào hệ thống kiểm kê. Quy trình nhận hàng trong quản lý kho được thiết lập nhằm đảm bảo ngăn chặn những sai sót, thiếu hụt đến từ nhà cung cấp cũng như tình trạng hư hại do quá trình vận chuyển – đều là nguyên nhân gây ra tình trạng khan hàng, hết hàng, thanh toán sai cho nhà cung cấp. 

Cách đơn giản nhất để thiết lập quy trình nhận hàng hoàn hảo trong quản lý kho, hỗ trợ kiểm kê hàng hóa ngay khi giao hàng chính là sử dụng giải pháp phần mềm Faceworks: Người dùng sẽ quản lý kho thông qua mã vạch, mã QR in trên thùng carton và pallet từ đó xác định thông tin giao hàng có trùng khớp với đơn đặt hàng (phân loại, số lượng sản phẩm, lưu ý sai sót, hư hại hoặc thiếu hụt có thể xảy ra với từng mặt hàng riêng biệt). Trao đổi với các nhà cung cấp về mọi vấn đề phát sinh ngay lập tức. Cuối cùng, nhập thông tin các mặt hàng mới vào kho lưu trữ.

Bước 9 Thiết lập quy trình, quy định đổi trả hàng 

Bước này thực sự rất quan trọng với người quản lý kho bởi nếu xử lý chậm trễ yêu cầu đổi trả hàng cũng đồng nghĩa với việc làm tăng nguy cơ sụt giảm doanh thu khi phải lưu giữ hàng quá hạn sử dụng, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc bỏ lỡ cơ hội bày bán mặt hàng đó. 

Thông thường, quy trình đổi trả hàng được các nhà quản lý kho áp dụng theo các bước: Khách hàng trả hàng – Kiểm tra mặt hàng đổi trả có bị hư hỏng hoặc mắc lỗi nào không – Yêu cầu sửa chữa, hủy bỏ hoặc trả lại nhà cung cấp nếu xảy ra lỗi theo quy định – Hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm mới cho khách hàng – Nếu sản phẩm không mắc lỗi và được yêu cầu đổi trả với lý do chấp nhận được (theo quy định hàng hóa đổi trả) hãy đặt sản phẩm vào vị trí thích hợp và tiếp tục trưng bày sản phẩm.

Bước 10: Xử lý mặt hàng, sản phẩm kém chất lượng, tồn đọng (không có hoặc ít người mua)

Lượng hàng tồn đọng, khó bán và cả các mặt hàng bị hỏng, quá hạn sử dụng chắc chắn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn cũng như khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Giải pháp phần mềm Faceworks sẽ đưa ra cảnh báo về những mặt hàng này với nhà quản lý kho, giúp họ lưu trữ danh mục hàng tồn và loại bỏ các sản phẩm khỏi kho kịp thời, ví dụ như trả lại nhà cung cấp trước hạn và nhận bồi hoàn theo quy định. Người quản lý kho cũng có thể dễ quyên góp từ thiện, tái chế hoặc hủy bỏ loại hàng này tuỳ theo tính chất, chất lượng sản phẩm thực tế và yêu cầu của doanh nghiệp.

 Hiện nay trên thị trường có đến hàng trăm giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dữ liệu quản lý kho hàng của mình nhưng không phải nền tảng quản lý kho nào cũng phù hợp và đem lại lợi thế tối đa cho doanh nghiệp. 

Theo tư vấn, đề xuất của các chuyên gia, phần mềm Faceworks là một giải pháp phần mềm quản lý kho hiếm hoi được thiết kế tùy biến theo từng loại hình kinh doanh, quy trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp.  Chúng tôi tin rằng những kinh nghiệm dày dạn trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai ứng dụng & giải pháp quản lý kho sẽ đem đến giải pháp tuyệt vời nhất cho hoạt động kinh doanh của quý khách hàng. Liên hệ với đội ngũ tư vấn tận tâm qua hotline 0974 69 6600 để nhận được giải pháp phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn!