Quản lý bảo lưu cho học sinh bằng phương pháp truyền thống      

Trong khoảng thời gian đi học, một số sinh viên sẽ cần phải bảo lưu kết quả học tập của mình tại trường đang theo học vì một lý do nào đó. Thông thường, các thông tin như: học phí, số buổi, số khoá…. bảo lưu sẽ được lưu trữ dưới dạng giấy tờ dễ bị mờ thông tin theo thời gian, hay bị mất. Cũng có thể các thông tin bảo lưu sẽ được lưu bằng các file word excel…. mặc dù tính lưu trữ có vẻ đảm bảo hơn dạng giấy tờ nhưng các file này không có sự liên kết, các lãnh đạo hay phòng ban khác sẽ không thể theo dõi. Trong trường hợp người phụ trách lưu trữ nghỉ việc có thể bị mất file và việc tìm kiếm cũng khá tốn thời gian. Bên cạnh đó, người phụ trách sẽ phải tính toán các số buổi, số khoá, số môn học, học phí được bảo lưu của từng học sinh không thể không tránh khỏi những sai sót.

Chức năng quản lý bảo lưu cho học sinh    

Khi áp dụng phần mềm công nghệ mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều. Khi học sinh muốn bảo lưu hệ thống sẽ có chức năng cập nhật thông tin của sinh viên đó, người phụ trách chỉ cần đưa vào hệ thống thời gian học sinh này học tập, phầm mềm sẽ tính toán được số buổi, số khoá được bảo lưu, kiểm tra học phí đã đóng đúng với quy định về bảo lưu của nhà trường chưa và nhắc nhở nếu vấn đề vẫn chưa được thực hiện. Tính lưu trữ và liên kết cao giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin, đảm bảo an toàn cho thông tin và lãnh đạo nhà trường có thể kiểm tra theo dõi bất cứ khi nào cần một cách nhanh chóng.