Quản lý thi đầu vào và cập nhật kết quả thi đầu vào bằng phương pháp truyền thống

Dữ liệu về thông tin thi đầu vào của các thí sinh thường sẽ được người  phụ trách lưu trữ và quản lý dưới dạng giấy tờ được cất giữ trong tủ hồ sơ, có thể dưới dạng các file như word, excel… Các thao tác chủ yếu là dạng thủ công, từ khâu nhập thông tin đến cập nhật kết quả thi đầu vào, tiến hành thực hiện đều được kiểm tra đầy đủ các thông tin chi tiết. Điều dễ dàng nhận thấy ở đây, chính là phải quản lý một lượng thông tin khá lớn, mà bộ phận lưu trữ cũng không thể quản lý hết được các danh mục chi tiết của từng thí sinh, vài danh mục cũng không thể biết được để xử lý. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới một loạt các vấn đề ở phía sau như thông tin sai lệch, kết quả thi bị nhầm lẫn, thậm chí là mất thông tin… Bên cạnh đó, những dạng lưu trữ này không có sự liên kết, kết nối giữa các bộ phận khiến cho lãnh đạo không thể kiểm soát và theo dõi một cách thuận tiện, mỗi khi muốn rà soát thông tin cần phải đi hỏi người phụ trách gây mất thời gian, thiếu chuyên nghiệp.

Chức năng quản lý thi đầu vào và cập nhật kết quả thi đầu vào

Với quá nhiều bước rắc rối như vậy thì việc sử dụng phần mềm công nghệ là một lựa chọn thông minh cho các nhà trường trong việc quản lý thi đầu vào và cập nhật kết quả thi đầu vào hiện nay. Khi sử dụng phân hệ quản lý, các dữ liệu thông tin thi đầu vào của thí sinh  xin đều được cập nhật lên hệ thống và lưu trữ cá nhân từng thí sinh. Khi có kết quả thi đầu vào hệ thống sẽ tự động lưu trữ cùng với dữ liệu thông tin cá nhân tương ứng. Cấp trên và phòng tuyển sinh cũng sẽ theo dõi và cập nhật thông tin nhanh để xem xét, phê duyệt ngay trên hệ thống mà không cần chuyển qua chuyển lại hay mất thời gian đi hỏi người phụ trách.

Bên cạnh đó, khi cần bổ sung bất cứ thông tin gì trên hệ thống cũng dễ dàng hơn, đồng thời tất cả đều được lưu trữ lại trên hệ thống, nên hạn chế được tối đa việc thất lạc.