Phần mềm công nợ nội bộ cho tập đoàn
Phần mềm công nợ nội bộ cho tập đoàn: quản lý phải thu, phải trả giữa công ty mẹ, công ty con và đơn vị thành viên
Công nợ nội bộ là nghiệp vụ phức tạp trong tập đoàn có nhiều công ty con, chi nhánh, nhà máy, trung tâm phân phối hoặc đơn vị kinh doanh. Một đơn vị có thể bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho vay nội bộ, phân bổ chi phí, tạm ứng, mua hộ hoặc thu hộ đơn vị khác. Nếu công nợ nội bộ được quản lý bằng file rời, số liệu giữa các bên rất dễ lệch, gây khó khăn cho báo cáo quản trị và hợp nhất tài chính. Faceworks giúp chuẩn hóa công nợ nội bộ trong một hệ thống thống nhất.
Hệ thống cho phép ghi nhận giao dịch nội bộ hai chiều, đối chiếu bên phải thu và bên phải trả, theo dõi kỳ hạn, chứng từ, trạng thái xác nhận và bút toán điều chỉnh. Nhờ đó, ban tài chính tập đoàn có thể kiểm soát nghĩa vụ giữa các đơn vị trước khi lập báo cáo hợp nhất.
Vì sao công nợ nội bộ dễ lệch?
Trong tập đoàn, giao dịch nội bộ có thể phát sinh từ nhiều nguồn: bán hàng nội bộ, dịch vụ quản lý, phân bổ chi phí văn phòng, cho vay, tạm ứng dự án, điều chuyển tài sản, thu hộ chi hộ. Mỗi đơn vị có kế toán riêng, thời điểm ghi nhận riêng và cách đặt mã chứng từ riêng. Nếu không có quy trình đối chiếu tập trung, công ty mẹ có thể thấy một số, công ty con thấy số khác.
Faceworks giúp mỗi giao dịch nội bộ có một mã tham chiếu chung. Bên phát sinh tạo chứng từ, bên đối ứng xác nhận hoặc phản hồi. Khi hai bên khớp số tiền, kỳ kế toán, loại giao dịch và chứng từ, khoản công nợ được đánh dấu đã đối chiếu. Nếu lệch, hệ thống hiển thị nguyên nhân để xử lý trước kỳ báo cáo.
Thu hộ, chi hộ
Ghi nhận khoản một đơn vị thu hoặc chi thay đơn vị khác, theo dõi hoàn trả và chứng từ liên quan.
Phân bổ chi phí
Quản lý chi phí quản lý, marketing, văn phòng, công nghệ hoặc nhân sự phân bổ xuống đơn vị thành viên.
Vay và tạm ứng nội bộ
Theo dõi khoản vay, tạm ứng, lãi nội bộ nếu có, kỳ hạn, lịch thanh toán và trạng thái phê duyệt.
Luồng quản lý công nợ nội bộ
Phát sinh
Đơn vị tạo giao dịch nội bộ, chọn bên đối ứng, loại công nợ và chứng từ.
Xác nhận
Bên đối ứng kiểm tra số tiền, kỳ ghi nhận, nội dung và trạng thái phải thu/phải trả.
Đối chiếu
Faceworks tự so sánh số liệu hai bên, cảnh báo lệch và yêu cầu điều chỉnh nếu cần.
Tất toán
Theo dõi thanh toán, bù trừ, xóa sổ nội bộ và dữ liệu phục vụ hợp nhất.
Quản lý bù trừ và tất toán nội bộ
Nhiều tập đoàn không thanh toán từng khoản nội bộ bằng tiền mà dùng bù trừ định kỳ. Công ty A vừa phải thu công ty B, vừa phải trả một khoản khác cho B. Faceworks hỗ trợ đề xuất bù trừ, lưu lịch sử phê duyệt và cập nhật số dư sau bù trừ. Điều này giúp giảm số giao dịch thanh toán thực tế nhưng vẫn giữ hồ sơ minh bạch.
Đối với khoản vay hoặc tạm ứng nội bộ, hệ thống có thể theo dõi kỳ hạn, lịch trả, số dư còn lại và cảnh báo quá hạn. Ban tài chính tập đoàn có cái nhìn rõ hơn về dòng tiền nội bộ, tránh tình trạng đơn vị thành viên chiếm dụng vốn kéo dài mà không được ghi nhận kịp thời.
Gợi ý quản trị: công nợ nội bộ nên dùng mã giao dịch chung giữa hai bên. Nếu mỗi bên đặt mã riêng và đối chiếu bằng mô tả, cuối kỳ rất dễ mất thời gian tìm cặp chứng từ.
Báo cáo cho ban tài chính tập đoàn
Faceworks cung cấp báo cáo công nợ nội bộ theo công ty, đơn vị, loại giao dịch, tuổi nợ, kỳ kế toán, trạng thái đối chiếu và trạng thái tất toán. Ban tài chính có thể xem đơn vị nào có số dư lớn, khoản nào quá hạn, giao dịch nào chưa được bên đối ứng xác nhận và khoản nào cần loại trừ khi hợp nhất.
Khi dữ liệu nội bộ được chuẩn hóa, tập đoàn giảm đáng kể thời gian chốt sổ cuối kỳ. Thay vì gửi file qua lại giữa các công ty con, các bên cùng xử lý trên một nền tảng có trạng thái và lịch sử rõ ràng.
Phân quyền theo đơn vị
Do công nợ nội bộ liên quan đến dữ liệu tài chính nhạy cảm, Faceworks hỗ trợ phân quyền theo công ty, phòng ban, vai trò và loại giao dịch. Kế toán đơn vị chỉ xử lý phần của mình; công ty mẹ có quyền xem tổng hợp; ban kiểm soát có thể truy vết lịch sử điều chỉnh. Điều này giúp vừa minh bạch, vừa giữ kiểm soát dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có đối chiếu công nợ nội bộ hai chiều không?
Có. Hệ thống đối chiếu giữa bên phải thu và bên phải trả, cảnh báo lệch số tiền, kỳ ghi nhận hoặc chứng từ.
Có hỗ trợ bù trừ công nợ nội bộ không?
Có. Tập đoàn có thể tạo đề xuất bù trừ, phê duyệt và cập nhật số dư công nợ sau bù trừ.
Có phân quyền theo công ty con không?
Có. Faceworks hỗ trợ phân quyền theo đơn vị, vai trò, loại giao dịch và phạm vi báo cáo.
Kiểm soát công nợ nội bộ tập đoàn trước kỳ hợp nhất
Faceworks giúp tập đoàn quản lý phải thu, phải trả nội bộ, đối chiếu hai chiều, bù trừ và chuẩn bị dữ liệu hợp nhất tài chính chính xác hơn.
