Phần mềm công văn cho ERP Core | Faceworks
Phần mềm công văn cho ERP Core
Faceworks Công văn giúp doanh nghiệp quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, số văn bản, luồng xử lý, phân phối, hạn phản hồi, lưu trữ và tra cứu trong hệ thống ERP. Mỗi văn bản không chỉ được lưu như một file, mà được gắn với người phụ trách, phòng ban, mức độ khẩn, hồ sơ liên quan và lịch sử xử lý.
Tự động cấp số theo loại văn bản, năm, phòng ban, pháp nhân hoặc quy tắc riêng của doanh nghiệp.
Phân phối văn bản đến đúng người xử lý, theo dõi hạn phản hồi, ý kiến chỉ đạo và trạng thái hoàn thành.
Tra cứu theo số văn bản, ngày ban hành, đơn vị gửi, người nhận, nội dung, từ khóa và hồ sơ ERP liên quan.
Công văn là dòng chảy chính thức của tổ chức
Công văn, thông báo, quyết định và văn bản trao đổi là bằng chứng quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn quản lý bằng sổ văn thư, thư mục dùng chung hoặc email. Cách này dễ dẫn đến trùng số, thất lạc bản mới nhất, không biết ai đang xử lý, văn bản quá hạn phản hồi hoặc không tìm lại được căn cứ khi có kiểm tra nội bộ.
Faceworks Công văn đưa văn bản về một quy trình số. Khi tiếp nhận công văn đến, văn thư nhập hoặc quét tài liệu, phân loại, gắn số đến, chọn đơn vị gửi, mức độ khẩn, hạn phản hồi và người xử lý. Khi phát hành công văn đi, hệ thống quản lý soạn thảo, phê duyệt, ký, cấp số, phát hành và lưu bản cuối. Với văn bản nội bộ, doanh nghiệp có thể phân phối đến phòng ban, yêu cầu xác nhận đã đọc hoặc tạo công việc theo dõi sau khi ban hành.
Luồng quản lý công văn
Tiếp nhận
Ghi nhận văn bản đến hoặc tạo văn bản đi, nhập nguồn, loại văn bản, mức độ khẩn và tài liệu đính kèm.
Phân phối
Chuyển đến lãnh đạo, phòng ban, người xử lý chính, người phối hợp hoặc nhóm cần nhận thông tin.
Xử lý
Ghi ý kiến chỉ đạo, phản hồi, tạo công việc, theo dõi hạn xử lý và cập nhật kết quả.
Lưu trữ
Khóa bản cuối, lưu số văn bản, file, lịch sử, người xử lý và liên kết hồ sơ nghiệp vụ liên quan.
Nhóm văn bản có thể quản lý
| Nhóm | Ví dụ |
|---|---|
| Công văn đến | Văn bản từ cơ quan nhà nước, khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, hiệp hội hoặc công ty thành viên. |
| Công văn đi | Văn bản trả lời, thông báo chính thức, đề nghị, xác nhận, báo cáo gửi bên ngoài. |
| Văn bản nội bộ | Quyết định, quy chế, thông báo, chỉ thị, biên bản họp, hướng dẫn nghiệp vụ. |
| Hồ sơ liên quan | Hợp đồng, dự án, nhân sự, pháp lý, thanh toán, khiếu nại hoặc tài sản. |
Kiểm soát văn thư số
- Cấp số tự động, tránh trùng số và giữ đúng định dạng văn bản.
- Phân quyền người xem, người sửa, người phát hành và người tải file.
- Theo dõi hạn xử lý và cảnh báo công văn quá hạn phản hồi.
- Lưu lịch sử chuyển xử lý, ý kiến chỉ đạo, file đính kèm và bản phát hành cuối.
- Tra cứu nhanh bằng số văn bản, từ khóa, đơn vị gửi, ngày ban hành hoặc người phụ trách.
Kết nối công văn với công việc, phê duyệt và chữ ký số
Một công văn thường kéo theo hành động. Văn bản từ cơ quan quản lý có thể tạo nhiệm vụ chuẩn bị hồ sơ; công văn khách hàng có thể tạo yêu cầu phản hồi; quyết định nội bộ có thể cần phê duyệt và ký số trước khi phát hành. Faceworks kết nối công văn với phân hệ Công việc, Approval và Chữ ký số để văn bản không dừng lại ở việc lưu trữ, mà đi tiếp vào thực thi.
Ví dụ, sau khi lãnh đạo chỉ đạo xử lý một công văn đến, hệ thống có thể tự tạo công việc cho phòng ban liên quan, đặt hạn phản hồi và nhắc việc. Khi soạn công văn đi, văn bản có thể qua các bước rà soát nội dung, pháp chế, phê duyệt cấp quản lý, ký số và phát hành. Bản cuối được khóa, lưu vào kho văn bản và gắn với hồ sơ khách hàng, hợp đồng hoặc dự án tương ứng.
Faceworks Công văn chuẩn hóa văn thư trong ERP
Nếu doanh nghiệp muốn số hóa văn thư nhưng vẫn cần kiểm soát chặt số văn bản, thẩm quyền, phản hồi và lưu trữ, Faceworks cung cấp một phân hệ công văn gắn trực tiếp với quy trình ERP. Văn bản đi đúng luồng, người phụ trách không bỏ sót việc và hồ sơ được tra cứu nhanh khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có cấp số công văn tự động không?
Có. Hệ thống có thể cấp số theo loại văn bản, năm, phòng ban, pháp nhân hoặc mẫu định dạng riêng.
Có theo dõi hạn xử lý công văn đến không?
Có. Công văn có thể gắn người xử lý, hạn phản hồi, nhắc việc, trạng thái và kết quả xử lý.
Công văn có ký số được không?
Có thể tích hợp với phân hệ chữ ký số để ký văn bản đi, quyết định, thông báo hoặc tài liệu nội bộ cần xác nhận.
