Phần mềm ERP quản lý tài chính cho spa và thẩm mỹ viện
Phần mềm ERP quản lý tài chính cho spa và thẩm mỹ viện
Faceworks giúp spa, thẩm mỹ viện quản lý tài chính theo nghiệp vụ thực tế: bán gói, đặt cọc, công nợ, doanh thu thực thu, hoa hồng, chi phí vật tư, hoàn hủy và báo cáo lợi nhuận.
Thiết kế theo quy trình thực tếDữ liệu tập trungDashboard realtime
Mockup dashboard Phần mềm ERP quản lý tài chính cho spa và thẩm mỹ viện
Bán góiCông nợHoa hồngChi phí liệu trìnhLãi lỗ
Tách rõ bán hàng và ghi nhận doanh thu
Spa thường thu tiền trước theo gói nhưng cung cấp dịch vụ nhiều buổi. Faceworks giúp theo dõi tiền thu, doanh thu thực hiện, buổi còn lại và nghĩa vụ phục vụ khách.
Kiểm soát công nợ từng khách
Đặt cọc, trả góp, thanh toán nhiều đợt, chuyển khoản, tiền mặt, ví điện tử và hoàn hủy được gom về một sổ công nợ rõ ràng.
Tính đúng hoa hồng
Hoa hồng không chỉ theo người chốt đơn mà còn theo người chăm lead, người thực hiện dịch vụ, người upsell và doanh thu thực thu.
Đo lãi lỗ theo dịch vụ
Hệ thống gắn doanh thu với vật tư tiêu hao, máy móc, nhân công, chi phí marketing và chi phí chi nhánh để nhìn lợi nhuận sát hơn.
Bài toán vận hành cần giải quyết
Điểm khó không nằm ở việc nhập dữ liệu lên phần mềm, mà là biến các bước vận hành rời rạc thành một luồng dữ liệu có kiểm soát. Faceworks khảo sát quy trình thật, xác định ai tạo dữ liệu, ai duyệt, ai sử dụng và dữ liệu nào cần trở thành cảnh báo hoặc báo cáo điều hành.
Vấn đề thực tế
- Bán gói thu tiền một lần nhưng khách dùng nhiều tháng, nếu ghi nhận hết doanh thu ngay sẽ sai thực tế vận hành.
- Khách trả góp hoặc còn nợ nhưng bộ phận đặt lịch không biết, dẫn đến tiếp tục phục vụ khi chưa đủ điều kiện.
- Hoa hồng bị tranh cãi vì sale nói đã chốt, kỹ thuật viên nói đã làm, kế toán lại chỉ nhìn tiền thực thu.
- Không biết dịch vụ nào lãi thật vì thiếu dữ liệu vật tư tiêu hao, máy sử dụng, thời gian nhân sự và chi phí quảng cáo.
Luồng dữ liệu vận hành
Mỗi bước đều có trạng thái, người phụ trách, thời gian xử lý, dữ liệu đầu vào, dữ liệu đầu ra và điều kiện chuyển bước. Nhờ đó nhà quản lý không chỉ xem kết quả cuối kỳ mà còn nhìn được điểm nghẽn trong ngày.
Vai trò sử dụng theo từng bộ phận
Kế toán
Đối soát dòng tiền, công nợ, hoàn hủy, doanh thu chưa thực hiện và báo cáo thu chi.
Quản lý spa
Biết khách nào còn nợ, gói nào còn buổi, dịch vụ nào lãi thấp và nhân sự nào đạt KPI.
Tư vấn viên
Xem tình trạng thanh toán trước khi đặt lịch hoặc đề xuất nâng gói.
Chủ doanh nghiệp
Nhìn được dòng tiền thật, nghĩa vụ phục vụ còn lại và lợi nhuận theo từng chi nhánh.
Rule tự động và cảnh báo
- Cảnh báo đặt lịch cho khách còn nợ hoặc gói đã hết điều kiện sử dụng.
- Tách doanh thu bán gói, doanh thu đã thực hiện và doanh thu chưa thực hiện.
- Khóa hoàn hủy, giảm giá hoặc sửa phiếu thu theo phân quyền phê duyệt.
- Tự động tính hoa hồng sau khi tiền đã thu hoặc sau khi buổi dịch vụ hoàn tất tùy chính sách.
Tùy biến Faceworks
Faceworks không ép doanh nghiệp dùng một mẫu cứng. Nếu doanh nghiệp có quy trình riêng, biểu mẫu riêng, điều kiện duyệt riêng hoặc cách tính báo cáo riêng, hệ thống có thể được thiết kế theo quy trình đó để phần mềm khớp với cách vận hành thật.
Câu hỏi thường gặp
Tài chính spa khác gì quản lý thu chi thông thường?
Spa thường bán gói trước, phục vụ sau, có công nợ, trả góp, hoa hồng nhiều vai trò và chi phí tiêu hao theo từng buổi nên cần quản lý sâu hơn sổ thu chi đơn giản.
Faceworks có tính được doanh thu chưa thực hiện không?
Có. Hệ thống có thể tách tiền đã thu, doanh thu đã thực hiện theo buổi và phần nghĩa vụ còn lại theo quy tắc của từng spa.
Có kiểm soát hoàn hủy và giảm giá không?
Có. Faceworks có thể thiết lập phân quyền, luồng phê duyệt và nhật ký thay đổi cho các nghiệp vụ nhạy cảm như giảm giá, hoàn tiền, sửa phiếu thu.
Muốn triển khai theo đúng quy trình của doanh nghiệp?
Faceworks có thể cùng doanh nghiệp phân tích quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng phần mềm ERP phù hợp với cách vận hành thực tế thay vì dùng một mẫu chung khó áp dụng.
