Phần mềm hợp đồng cho ERP Core | Faceworks
Phần mềm hợp đồng cho ERP Core
Faceworks Hợp đồng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng trong ERP: soạn thảo, lưu phiên bản, rà soát pháp lý, phê duyệt, ký số, theo dõi hiệu lực, nghĩa vụ thanh toán, phụ lục, nghiệm thu, gia hạn và thanh lý. Mỗi hợp đồng được gắn với khách hàng, nhà cung cấp, dự án, ngân sách, công nợ và hồ sơ nghiệp vụ liên quan để giảm thất lạc và tăng khả năng kiểm soát.
Theo dõi từ bản nháp đến bản đã ký, đang hiệu lực, sắp hết hạn, gia hạn, tạm dừng hoặc thanh lý.
Lưu lịch sử sửa đổi, phụ lục, ý kiến pháp chế, bản trình duyệt, bản ký cuối và tài liệu đính kèm.
Liên kết điều khoản thanh toán, nghiệm thu, doanh thu, chi phí, công nợ, đơn hàng và ngân sách.
Hợp đồng không nên chỉ là file PDF trong thư mục
Hợp đồng là căn cứ pháp lý cho nhiều hoạt động quan trọng: bán hàng, mua hàng, thuê ngoài, triển khai dự án, bảo trì, tư vấn, phân phối, nhân sự hoặc hợp tác dài hạn. Nếu hợp đồng chỉ được lưu trong thư mục dùng chung, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót ngày hết hạn, điều khoản thanh toán, cam kết nghiệm thu, phụ lục thay đổi hoặc nghĩa vụ cần thực hiện. Khi phát sinh tranh chấp, việc tìm lại bản cuối cùng và toàn bộ quá trình phê duyệt cũng mất nhiều thời gian.
Faceworks đưa hợp đồng vào cấu trúc ERP. Một hợp đồng có mã, loại, đối tác, pháp nhân ký, người phụ trách, giá trị, thời hạn, điều khoản chính, trạng thái hiệu lực, luồng phê duyệt, tài liệu liên quan và lịch sử xử lý. Nhờ đó, hợp đồng không chỉ được lưu trữ mà còn trở thành dữ liệu điều phối cho bán hàng, mua hàng, kế toán, dự án và chăm sóc khách hàng.
Luồng quản lý hợp đồng
Tạo hồ sơ
Nhập thông tin hợp đồng, đối tác, loại hợp đồng, giá trị, thời hạn, người phụ trách và hồ sơ liên quan.
Soạn thảo
Sinh hợp đồng từ mẫu, tải file, lưu phiên bản, ghi chú điều khoản và đính kèm tài liệu trao đổi.
Phê duyệt
Chuyển pháp chế, tài chính, đơn vị sử dụng và cấp quản lý duyệt theo loại hợp đồng hoặc giá trị.
Ký kết
Ký tay hoặc ký số, lưu bản cuối, trạng thái ký, người ký, thời điểm ký và chứng từ liên quan.
Theo dõi
Giám sát hiệu lực, nghiệm thu, thanh toán, phụ lục, gia hạn, cảnh báo hết hạn và thanh lý.
Thông tin cần quản lý trong hợp đồng
- Mã hợp đồng, loại hợp đồng, pháp nhân ký, đối tác, người phụ trách và phòng ban liên quan.
- Giá trị hợp đồng, tiền tệ, điều kiện thanh toán, thuế, bảo lãnh, đặt cọc và công nợ.
- Ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, mốc nghiệm thu, mốc thanh toán và điều kiện gia hạn.
- Phụ lục, biên bản, báo giá, đề xuất, đơn hàng, nghiệm thu và tài liệu pháp lý đi kèm.
- Lịch sử phê duyệt, ý kiến pháp chế, phiên bản sửa đổi và bản ký cuối.
Kết nối với các phân hệ ERP
| Phân hệ | Dữ liệu liên kết |
|---|---|
| Bán hàng | Khách hàng, báo giá, đơn hàng, doanh thu, điều khoản giao hàng và chăm sóc sau bán. |
| Mua hàng | Nhà cung cấp, đơn mua, điều khoản thanh toán, nghiệm thu và đánh giá nhà cung cấp. |
| Tài chính | Công nợ, lịch thanh toán, ngân sách, chi phí, doanh thu và chứng từ đối soát. |
| Dự án | Phạm vi công việc, mốc nghiệm thu, phụ lục phát sinh, bàn giao và thanh lý. |
Cảnh báo hiệu lực và nghĩa vụ hợp đồng
Một trong những giá trị lớn nhất của Faceworks Hợp đồng là cảnh báo đúng lúc. Hệ thống có thể nhắc hợp đồng sắp hết hạn, phụ lục chưa ký, bảo lãnh sắp hết hiệu lực, mốc nghiệm thu đến hạn, khoản thanh toán chưa thu hoặc nghĩa vụ cần hoàn thành. Thông báo được gửi cho người phụ trách, quản lý, kế toán hoặc bộ phận pháp chế tùy loại sự kiện.
Doanh nghiệp cũng có thể phân quyền chi tiết theo loại hợp đồng và mức độ nhạy cảm. Người kinh doanh xem hợp đồng khách hàng mình phụ trách; kế toán xem điều khoản thanh toán; pháp chế xem phiên bản và ý kiến rà soát; lãnh đạo xem báo cáo tổng hợp giá trị, trạng thái và rủi ro. Nhờ đó, dữ liệu hợp đồng được khai thác đúng mục đích nhưng vẫn an toàn.
Faceworks Hợp đồng giúp ERP kiểm soát cam kết kinh doanh
Nếu doanh nghiệp đang lưu hợp đồng rời rạc, khó tìm phụ lục, hay bỏ sót thời hạn và điều khoản thanh toán, Faceworks giúp xây dựng kho hợp đồng có quy trình, có cảnh báo, có ký số và có liên kết trực tiếp với vận hành ERP.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn không?
Có. Hệ thống có thể cảnh báo theo ngày hết hạn, mốc gia hạn, bảo lãnh, nghiệm thu hoặc thanh toán.
Có quản lý phụ lục và phiên bản hợp đồng không?
Có. Faceworks lưu phụ lục, phiên bản sửa đổi, ý kiến rà soát, lịch sử phê duyệt và bản ký cuối.
Hợp đồng có liên kết với công nợ và thanh toán không?
Có. Hệ thống có thể gắn hợp đồng với lịch thanh toán, nghiệm thu, công nợ, chứng từ và báo cáo tài chính.
