Phần mềm hợp nhất công nợ cho tập đoàn
Phần mềm hợp nhất công nợ cho tập đoàn: đối chiếu, loại trừ nội bộ và tổng hợp phải thu phải trả chính xác
Hợp nhất công nợ là bước quan trọng trước khi lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị tập đoàn. Khi có nhiều công ty con, chi nhánh và đơn vị thành viên, các khoản phải thu, phải trả, công nợ nội bộ, công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp có thể nằm ở nhiều hệ thống khác nhau. Faceworks giúp tập đoàn hợp nhất công nợ trên một nền tảng, phát hiện lệch số, loại trừ giao dịch nội bộ và tạo báo cáo tổng hợp đáng tin cậy.
Hệ thống thu thập dữ liệu công nợ từ các đơn vị, chuẩn hóa mã đối tượng, mã công ty, kỳ kế toán, loại tiền, chứng từ và trạng thái đối chiếu. Sau đó, Faceworks hỗ trợ đối chiếu nội bộ, hợp nhất số dư và tạo báo cáo theo cấp tập đoàn, công ty mẹ, công ty con hoặc ngành hàng.
Thách thức khi hợp nhất công nợ
Mỗi công ty con có thể dùng danh mục khách hàng, nhà cung cấp và tài khoản công nợ khác nhau. Một đối tượng có thể được đặt nhiều mã, một giao dịch nội bộ có thể ghi nhận lệch kỳ, một khoản phải thu ở bên này chưa được bên kia ghi nhận là phải trả. Nếu chỉ dùng file Excel, quá trình hợp nhất dễ kéo dài và phụ thuộc nhiều vào việc gửi dữ liệu qua lại.
Faceworks giải quyết bằng cách chuẩn hóa dữ liệu và tạo luồng đối chiếu. Hệ thống nhận diện công nợ nội bộ, cảnh báo lệch số, lệch kỳ, lệch loại tiền và khoản chưa xác nhận. Nhờ đó, ban tài chính xử lý vấn đề trước khi lập báo cáo cuối kỳ.
Hợp nhất phải thu
Tổng hợp công nợ khách hàng, công nợ đơn vị liên quan, tuổi nợ và trạng thái thu hồi theo toàn tập đoàn.
Hợp nhất phải trả
Tổng hợp nghĩa vụ với nhà cung cấp, đối tác, đơn vị nội bộ và lịch thanh toán theo kỳ.
Loại trừ nội bộ
Đánh dấu và loại trừ giao dịch giữa các công ty trong tập đoàn để tránh ghi nhận trùng.
Luồng hợp nhất công nợ
Thu dữ liệu
Các đơn vị gửi hoặc đồng bộ số dư công nợ, chứng từ, đối tượng và kỳ kế toán.
Chuẩn hóa
Faceworks chuẩn hóa mã công ty, đối tượng, loại tiền, tài khoản và nhóm công nợ.
Đối chiếu
Hệ thống so sánh số liệu nội bộ, phát hiện lệch và tạo danh sách cần xử lý.
Báo cáo
Tổng hợp số dư sau điều chỉnh, loại trừ nội bộ và xuất báo cáo hợp nhất.
Đối chiếu và loại trừ công nợ nội bộ
Trong hợp nhất, công nợ nội bộ là nhóm dễ gây lệch nhất. Công ty A ghi phải thu công ty B, nhưng B có thể ghi nhận khác số tiền, khác kỳ hoặc chưa nhận chứng từ. Faceworks tạo danh sách cặp giao dịch nội bộ để hai bên xác nhận. Khoản khớp được đưa vào danh sách loại trừ, khoản lệch được giữ lại để điều chỉnh.
Việc loại trừ nội bộ có thể theo từng giao dịch hoặc theo số dư cuối kỳ. Hệ thống lưu lịch sử điều chỉnh, người phê duyệt và lý do để phục vụ kiểm toán hoặc rà soát nội bộ.
Gợi ý quản trị: trước khi hợp nhất, tập đoàn nên chuẩn hóa danh mục công ty, đối tượng liên quan và mã giao dịch nội bộ. Danh mục sạch giúp giảm rất nhiều thời gian đối chiếu cuối kỳ.
Báo cáo tuổi nợ toàn tập đoàn
Faceworks không chỉ hợp nhất số dư tổng. Hệ thống còn phân tích tuổi nợ theo nhóm khách hàng, nhà cung cấp, công ty con, ngành hàng, khu vực và loại tiền. Ban lãnh đạo có thể thấy khoản phải thu quá hạn tập trung ở đâu, đơn vị nào thu hồi công nợ chậm, nhà cung cấp nào có lịch thanh toán lớn trong tháng tới và rủi ro dòng tiền nằm ở nhóm nào.
Dữ liệu hợp nhất giúp tập đoàn quản trị vốn lưu động tốt hơn. Thay vì mỗi công ty con tối ưu riêng, công ty mẹ có cái nhìn toàn cảnh để điều phối dòng tiền và chính sách tín dụng nội bộ.
Phân quyền và kiểm soát phiên bản
Faceworks hỗ trợ phân quyền theo đơn vị, vai trò và kỳ báo cáo. Kế toán công ty con cập nhật dữ liệu của đơn vị mình; ban tài chính tập đoàn xem tổng hợp; kiểm soát nội bộ có thể truy vết điều chỉnh. Mỗi lần chốt kỳ, dữ liệu được khóa để tránh thay đổi sau khi báo cáo đã phát hành.
Điều này giúp quy trình hợp nhất có kỷ luật hơn, giảm tình trạng file báo cáo nhiều phiên bản và khó xác định đâu là số cuối cùng.
Câu hỏi thường gặp
Faceworks có hợp nhất công nợ nhiều công ty con không?
Có. Hệ thống tổng hợp công nợ theo công ty mẹ, công ty con, đơn vị thành viên, ngành hàng và kỳ báo cáo.
Có loại trừ công nợ nội bộ khi hợp nhất không?
Có. Faceworks hỗ trợ nhận diện, đối chiếu và loại trừ giao dịch nội bộ hoặc số dư nội bộ khi lập báo cáo.
Có báo cáo tuổi nợ hợp nhất không?
Có. Tập đoàn có thể xem tuổi nợ phải thu, phải trả theo đơn vị, đối tượng, loại tiền và trạng thái quá hạn.
Hợp nhất công nợ nhanh hơn, ít lệch hơn
Faceworks giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu công nợ, đối chiếu nội bộ, loại trừ giao dịch liên công ty và lập báo cáo hợp nhất đáng tin cậy.
