Kiểm soát vòng đời đơn hàng từ đặt hàng tới thu tiền

Phần mềm quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp thương mại

Faceworks giúp kiểm soát đơn hàng từ báo giá, duyệt điều kiện bán, tồn kho, giao hàng, hóa đơn, công nợ tới chăm sóc sau bán. Faceworks tùy biến theo quy trình thực tế, không ép doanh nghiệp dùng một khuôn cứng.

Xem phân hệ Xem quy trình

Đơn hàngTheo trạng thái

Tồn khoKiểm tra

Giao hàngTheo tiến độ

Công nợLiên kết

Mockup dashboard

Màn hình quản trị đủ dữ liệu để ra quyết định

Faceworks gom trạng thái nghiệp vụ, người phụ trách, cảnh báo, chứng từ và lịch sử xử lý vào cùng một nơi.

Thông tin đơn	Khách, hàng hóa, giá, chiết khấu, thuế, điều kiện thanh toán
Luồng xử lý	Duyệt giá, giữ hàng, xuất kho, giao hàng, hóa đơn
Theo dõi	Đơn thiếu hàng, giao trễ, nợ quá hạn, đơn bị hủy

Bản chất nghiệp vụ

Cần kiểm soát điều gì?

Đơn hàng thương mại là điểm giao giữa bán hàng, kho, giao nhận, kế toán và chăm sóc khách hàng. Một đơn có thể cần duyệt giá, giữ tồn, tách giao nhiều lần, xuất hóa đơn sau giao và theo dõi công nợ.

Hệ thống được thiết kế từ quy trình đang vận hành, sau đó chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền, bước duyệt, cảnh báo và báo cáo.

Vấn đề thực tế

Những điểm dễ sai khi quản lý thủ công

Nhập đơn sai

Sai mã hàng, đơn vị tính, giá, thuế hoặc điều kiện thanh toán.

Không kiểm tra tồn

Sale chốt hàng nhưng kho không đủ hoặc hàng đã được giữ cho đơn khác.

Duyệt thiếu kiểm soát

Đơn vượt chiết khấu, vượt hạn mức hoặc dưới giá sàn không được chặn.

Trạng thái mờ

Không biết đơn đang chờ duyệt, chờ xuất, đang giao hay đã hoàn tất.

Chứng từ rời rạc

Báo giá, phiếu xuất, hóa đơn và công nợ không liên kết.

Khó xử lý phát sinh

Thiếu hàng, đổi hàng, hủy đơn hoặc giao nhiều đợt không có lịch sử rõ.

Phân hệ đề xuất

Các chức năng nên có trong Phần mềm quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp thương mại

Tạo đơn hàng

Nhập từ báo giá, hợp đồng, website, sàn, nhân viên sale hoặc file import.

Kiểm tra điều kiện

Tự kiểm tra giá, chiết khấu, tồn kho, hạn mức tín dụng và công nợ.

Luồng duyệt

Duyệt đơn theo giá, chiết khấu, khách hàng, giá trị hoặc rủi ro.

Liên kết kho

Giữ hàng, xuất kho, giao hàng từng phần và theo dõi thiếu hàng.

Kế toán công nợ

Kết nối hóa đơn, thanh toán, tuổi nợ và đối soát doanh thu.

Báo cáo đơn hàng

Theo dõi đơn theo trạng thái, lý do hủy, giao trễ và hiệu quả xử lý.

Quy trình vận hành đề xuất

Từ phát sinh nghiệp vụ tới báo cáo

Sale hoặc hệ thống tạo đơn từ báo giá, hợp đồng hoặc yêu cầu đặt hàng của khách.
Phần mềm kiểm tra giá, chiết khấu, tồn kho, công nợ và điều kiện bán.
Đơn cần ngoại lệ được chuyển phê duyệt đúng cấp trước khi giữ hàng hoặc xuất kho.
Kho chuẩn bị hàng, cập nhật thiếu hàng, tách giao hoặc đổi lịch giao nếu cần.
Sau giao hàng, hệ thống liên kết hóa đơn, thanh toán và chăm sóc sau bán.
Quản lý theo dõi trạng thái đơn, tỷ lệ hoàn tất, đơn trễ và các điểm nghẽn vận hành.

Chỉ số quản trị