Phần mềm thanh toán thẻ cho phòng khám: thu đúng, đối soát nhanh, giảm sai lệch cuối ngày
Thanh toán thẻ tại phòng khám không chỉ là thao tác quẹt thẻ hay nhập mã giao dịch. Nếu không nối dữ liệu với hóa đơn, phiếu thu, công nợ và ca trực thu ngân, phòng khám rất dễ gặp tình trạng “máy POS báo thành công nhưng phần mềm chưa ghi nhận”, hoặc đã ghi nhận doanh thu nhưng chưa đối soát được với ngân hàng.
Màn hình thu thẻ gợi ý
Vì sao phòng khám cần quản lý thanh toán thẻ như một quy trình tài chính?
Gắn giao dịch với hồ sơ
Mỗi khoản thanh toán thẻ được liên kết với bệnh nhân, phiếu khám, dịch vụ, hóa đơn và người thu. Khi cần tra cứu, kế toán không phải lần theo ảnh hóa đơn POS rời rạc.
Kiểm soát trạng thái tiền
Hệ thống phân biệt đã quẹt thẻ, đã xác nhận, chờ ngân hàng quyết toán và đã đối soát, giúp báo cáo doanh thu không bị lẫn dòng tiền thực nhận.
Giảm lỗi cuối ca
Thu ngân chốt ca theo từng máy POS, ngân hàng, loại thẻ và mã tham chiếu. Sai lệch được khoanh vùng ngay thay vì phát hiện muộn sau nhiều ngày.
Quy trình thanh toán thẻ trên Faceworks
-
Tạo hóa đơn
Hóa đơn tự lấy dữ liệu dịch vụ, thuốc, vật tư, giảm giá và bảo hiểm nếu có.
-
Chọn thanh toán thẻ
Thu ngân chọn máy POS, ngân hàng, loại thẻ và số tiền cần thu một phần hoặc toàn bộ.
-
Nhập mã giao dịch
Mã tham chiếu, thời điểm giao dịch và người xác nhận được lưu vào phiếu thu.
-
In hoặc gửi biên nhận
Biên nhận có đủ thông tin hóa đơn, phương thức thanh toán và trạng thái xử lý.
-
Chốt ca thu ngân
Hệ thống tổng hợp doanh thu theo tiền mặt, QR, chuyển khoản và thẻ.
-
Đối soát ngân hàng
Kế toán đánh dấu đã quyết toán, ghi nhận phí ngân hàng và xử lý giao dịch lệch.
Điểm đáng giá là khả năng cấu hình theo cách phòng khám đang vận hành
Faceworks cho phép thiết lập nhiều máy POS, nhiều tài khoản nhận tiền, quy định người được sửa phiếu thu, cảnh báo hoàn tiền và nhật ký thay đổi. Với phòng khám có nhiều cơ sở, báo cáo có thể tách theo chi nhánh để quản lý trưởng không phải gom file thủ công.
Câu hỏi thường gặp
Có quản lý thanh toán một hóa đơn bằng nhiều phương thức không?
Có. Một hóa đơn có thể chia tiền mặt, QR, chuyển khoản và thẻ; từng dòng thanh toán vẫn có mã tham chiếu riêng.
Có theo dõi phí ngân hàng không?
Có thể cấu hình phí theo ngân hàng hoặc nhập khi đối soát để kế toán nhìn rõ doanh thu gộp và tiền thực nhận.
Có phù hợp với phòng khám nhỏ không?
Có. Phòng khám nhỏ có thể bắt đầu từ phiếu thu, chốt ca và báo cáo cơ bản, sau đó mở rộng thêm đối soát chi tiết.
Chuẩn hóa thanh toán thẻ để thu ngân nhẹ việc hơn
Khi mọi giao dịch thẻ được nối với hóa đơn và báo cáo, phòng khám vừa phục vụ bệnh nhân nhanh hơn, vừa giảm áp lực kiểm tiền cuối ngày. Đây là nền tảng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm tài chính của toàn bộ phòng khám.
