Phần mềm giúp phân bổ các khoản thu chi

Phần mềm giúp phân bổ các khoản thu chi

Việc quản lý ngân sách được chi cho việc gì, được thu cho việc gì một cách chi tiết là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Quản lý chính xác các dòng tiền này giúp cho việc quyết toán, kế toán trở nên nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng làm báo cáo, tính lãi suất cũng như kiểm soát việc chi tiêu vượt quá ngân sách.

Xem thêm: Phần mềm quản lý thu chi

Bài toán về quản lý các dòng tiền có vẻ như khá đơn giản khi doanh nghiệp chưa lớn và số lượng đơn hàng, hợp đồng ít. Có một vài cách để ghi chú các khoản này như: viết ghi chú vào sổ kế toán, sổ thu chi, sử dụng phần mềm thu chi excel với các trường dữ liệu đã được thiết lập sẵn, sử dụng phần mềm thu chi miễn phí, hoặc mua phần mềm thu chi đã đóng gói,…  Tuy nhiên, các cách quản lý này chỉ phù hợp khi doanh nghiệp còn nhỏ, hoặc dùng để quản lý thu chi cá nhân, chi tiêu gia đình.  Khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn, số lượng đơn hàng, hợp đồng và dòng tiền về quá nhiều và phức tạp, các khoản thu không theo quy tắc nhất định khiến nhà quản lý không thế nhớ hết từng khoản tiền thu/chi và phân bổ nó ra sao, đòi hỏi phải có công cụ để lưu trữ chi tiết các khoản tiền này. Phần mềm quản lý thu chi của Faceworks giúp giải quyết các vấn đề ấy. Ngoài các chức năng chính như ghi chép các khoản thu, chi, nợ,… của công ty; in phiếu thu/chi; báo cáo thống kê,… đặc trưng nổi trội nhất của Phần mềm quản lý thu chi Faceworks chính là ghi chép phân bổ chi tiết từng khoản thu/chi.

Quản lý phân bổ dòng tiền thu

Lấy ví dụ cụ thể, doanh nghiệp X có 2 hợp đồng với công ty khách hàng A, tạm gọi là hợp đồng A.1 và hợp đồng A.2. Hợp đồng A.1 trị giá 10 triệu đồng, hợp đồng A2 trị giá 8 triệu đồng. Khi công ty A chuyển khoản cho doanh nghiệp X số tiền 15 triệu để thanh toán hợp đồng, với các phần mềm thông thường, doanh nghiệp chỉ có thể ghi chú đã thu từ công ty A 15 triệu đồng nhưng không thể biết khoản tiền đó được phân bổ ra sao. Với Faceworks, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân bổ số tiền 15 triệu đồng này cho hợp đồng nào: 10 triệu đồng cho hợp đồng A.1 và 5 triệu đồng cho hợp đồng A.2 (và phần mềm tự động cập nhật trạng thái công ty A đã thanh toán đủ hợp đồng A.1, nợ doanh nghiệp X số tiền 3 triệu giá trị hợp đồng A.2); hoặc ngược lại: ghi chép phân bổ 8 triệu đồng cho hợp đồng A.2 và 7 triệu đồng cho hợp đồng A.1 (và tự động cập nhật trạng thái công ty A đã thanh toán đủ hợp đồng A.2, nợ doanh nghiệp X số tiền 3 triệu đồng giá trị hợp đồng A.1)

Bài toán này tưởng như đơn giản nhưng so với việc quản lý thủ công bằng giấy tờ hoặc các file excel rời rạc, thì cách quản lý của Faceworks giúp tránh thất lạc giấy tờ hoặc tính toán sai sót, nhất là khi các khoản thu chi dày đặc và chồng chéo.

Như đã nói, với các phần mềm đóng gói thông thường, doanh nghiệp chỉ có thể khai báo đã thu 15 triệu đồng vào tài khoản từ công ty A, không thể phân bổ chính xác số tiền đó dùng để làm gì. Do đó, đây là tiện lợi nổi bật của Faceworks so với các phần mềm quản lý chi tiêu khác.

Quản lý phân bổ dòng tiền chi

Trong danh mục các khoản chi, doanh nghiệp có thể phân chia các khoản như Tiền lương, Tiền mua sắm cơ sở vật chật, Tiền thuê văn phòng,…

Trong các khoản đó, doanh nghiệp cần phân bổ chi tiết hơn để dễ dàng theo dõi. Ví dụ, trong số tiền lương cho mỗi nhân viên, doanh nghiệp cần phân bổ lượng lương cứng, trích hoa hồng, tiền phụ cấp,… Tuy nhiên, với cách quản lý thông thường, việc ghi chép này khá rắc rối và rời rạc, khó có thể báo cáo thống kê cuối năm/quý.

Với Faceworks, việc lập bảng lương và phân bổ từng khoản trở nên vô cùng đơn giản nhờ có hệ thống module liên kết và hệ thống các đối tượng con. Tất cả những phần phân bổ này sẽ được quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất của phần mềm thay vì quản lý trên giấy tờ hoặc file excel riêng rẽ, nhờ đó việc tra cứu dữ liệu cũng như lập báo cáo, thông kê trở nên dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian làm việc.

Phân bổ từng phần tiên lương tháng cho từng nhân viên

Tương tự với bài toán công ty A với hai hợp đồng A.1 và A.2 ở trên. Khi doanh nghiệp X là khách hàng của công ty B và có 2 hợp đồng với công ty B, khi doanh nghiệp X chuyển một lượng tiền nhất định để thanh toán hợp đồng, dòng tiền chi cũng sẽ được phân bổ chi tiết như vậy. Việc này giúp doanh nghiệp quản lý được hợp đồng nào đã hoàn thành thanh toán, hợp đồng nào chưa thanh toán xong, từ đó doanh nghiệp có kế hoạch thúc đẩy công ty B thực hiện các điều khoản hợp đồng và kế hoạch thanh toán nốt.

Nhìn chung, có rất nhiều cách để quản lý chi tiêu của công ty. Quản lý, ghi chép như thế nào cho hợp lý nhất là lựa chọn của mỗi nhà quản trị. Tuy nhiên, chúng tôi luôn khuyến khích doanh nghiệp có cách ghi chép chi tiết nhất, đồng bộ nhất để hạn chế tối đa việc thất thoát trong chi tiêu. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com