Phần mềm quản lý văn bản

     Bạn có rất nhiều văn bản, giấy tờ nhưng không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc?

     Bạn muốn tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho công việc?

     Bạn không thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách thủ công vì số lượng quá lớn?

     Tất cả những vấn đề trên và nhiều vấn đề khác nữa sẽ được giải quyết với giải pháp phần mềm quản lý của Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ TiT chúng tôi!

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

• Tất cả giấy tờ, văn bản,… của người dùng sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất và được bảo mật an toàn trên cơ sở dữ liệu của phần mềm
• Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng có thể tìm lại giấy tờ, văn bản cần thiết một cách nhanh chóng khi cần, giúp giảm thời gian làm việc, tăng năng suất lao động
• Người dùng bỏ ra chi phí thấp mà đổi lại hiệu quả công việc cao
• Người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất dữ kiệu, quản lý công việc của cá nhân, biết công việc cần được xử lý, và sắp phải xử lý, tất cả đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc
• Theo dõi văn bản đi, văn bản đến mọi lúc, mọi nơi
• Quản lý văn bản cần gửi đi, văn bản cần nhận, cần soạn thảo với hệ thống nhắc nhở
• Mọi thông tin được lưu trữ hệ thống và an toàn trên cơ sở dữ liệu giúp giảm chi phí quản lý hồ sơ, văn bản
• Tất cả nhà quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin ngay trên phần mềm, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc
• Nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ tình hình cũng như quá trình xử lý hồ sơ, văn bản, qua đó đưa ra chỉ thị, điều hành nhanh chóng giúp đảm bảo tính liên thông dữ liêu, giảm thiểu rủi ro
• Hệ thống lưu trữ kiểu căn bản cùng bảng biểu hỗ trợ giúp người dùng có thể xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu làm việc, cũng giảm chi phí in ấn, điện thoại, thư tín
• Phân cấp làm việc và xử lý của nhân viên với văn bản một cách khoa học

Các tính năng của phần mềm

• Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật
• Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng
• Quản lý hồ sơ, tài liêu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kì, sắp xếp thống kê theo từng vụ việc
• Hỗ trợ đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản
• Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm

• Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý
• Chức năng liên kết giúp người dùng có thể dễ dàng nối mối quan hệ giữa các văn bản liên quan với nhau, rất thuận tiện cho việc quản lý các phiên bản của văn bản, quản lý văn bản này được xây dựng hay chỉnh sửa từ văn bản nào trước
• Người dùng có thể truy cập vào văn bản lưu trữ trên phần mềm, sau đó có thể đưa ra ý kiến, hay chỉ đạo, báo cáo ngắn liên quan đến văn bản thông qua mục comment ở phía dưới, thuận tiện cho việc lấy ý kiến với văn bản đang soạn thảo, xử lý nhanh những vướng mắc liên quan đến văn bản
• Với hệ thống biểu đồ hỗ trợ đa dạng, người dùng chỉ cần nạp mẫu văn bản vào phần mềm một lần, hệ thống sẽ tự động lưu lại, giúp bạn xuất văn bản mau lẹ
• Tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống nên rất dễ dàng cho việc nhà quản lý phân công công việc cho từng đối tượng, từng nhân viên trong công ty, đặt ra thời hạn xử lý văn bản, quản trị theo dõi tình hình xử lý trên hệ thống
• Các tính năng khác:
  • Người dùng có thể import hay export dữ liệu ra file excel một cách dễ dàng, nhanh chóng
  • Hệ thống phân quyền xem, sửa, xóa chi tiết giúp doanh nghiệp làm việc thống nhất, đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng cho nhà quản lý
  • Đặc trưng quan trọng nhất của phần mềm là có khả năng tùy biến rất cao, linh hoạt, nên số lượng tính năng là không giới hạn, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thỏa mãn gần như đầy đủ yêu cầu của khách hàng

     Nhìn chung, với nhiều tính năng nổi bật, đa dạng, tùy biến linh hoạt, nếu so sánh tương quan với các phần mềm khác trên thị trường, giải pháp phần mềm Faceworks của chúng tôi có thể nói là tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu quản lý lưu trữ văn bản, văn thư, công văn của khách hàng. Chúng tôi xây dựng phần mềm dựa trên quy trình làm việc cùng yêu cầu của khách hàng nên có thể phù hợp với mọi công ty, doanh nghiệp, bộ phận. Cùng với mức giá vô cùng cạnh tranh, hợp lý, hệ thống kĩ thuật hỗ trợ 24/7, tin chắc rằng người dùng sẽ rất hài lòng với quyết định chọn dùng sản phẩm của công ty.