Bí quyết lưu trữ hồ sơ nhân sự

Bí quyết lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự giúp nhà quản lý hiểu rõ năng lực, điểm yếu của nhân viên để có cách thức đãi ngộ phù hợp, giải quyết  nhanh chóng những vấn đề liên quan đến chính sách hoặc pháp luật. Hồ sư nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành của công ty và lợi ích của nhân viên. Dù là lưu trữ trên phần mềm lưu trữ hồ sơ (phần mềm quản lý nhân sự) hay lưu trữ thủ công thì cũng cần phải an toàn, bảo mật, logic. Để đảm bảo ba tính chất trên, chúng ta cần thực hiện những công việc sau:

1. Phân loại hồ sơ

– Dựa vào nôi dung của hồ sơ, có thể phân ra thành các nhóm sau đây: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ làm việc, hồ sơ công tác,…

– Với mỗi nhóm hồ sơ, chúng ta cần phân ra thành nhiều nhóm nhỏ theo giới tính, số năm làm việc, chức vụ, phòng ban.

– Đối với hồ sơ bản mềm cần thiết kế các thư mục, tệp theo cấu trúc nhóm, ngành hồ sơ đã được phân chia.

– Đối với hồ sơ bản cứng cần có kho lưu trữ, kho lưu trữ phải chia thành các khu vực nhỏ theo các nhóm, ngành hồ sơ đã được phân loại

Mục đích chính của phân loại hồ sơ là giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm được dễ dàng. Hạn chế việc bỏ sót nhóm hồ sơ/ bộ hồ sơ nào đó trong quá trình kiểm tra

2. Lưu trữ theo thời gian

– Lưu trữ hồ sơ theo thời gian, tức là các hồ sơ, dữ liệu về nhân sự ở cùng một thời gian sẽ được lưu ở cùng một khu vực/ thư mục/ tệp.

– Kế hợp phương pháp lưu trữ hồ sơ theo phân loại và phương pháp lưu trữ theo thời gian nhằm các link dẫn đến dữ liệu rõ ràng hơn.

3. Kiểm tra, update định kỳ

Để tránh mất, thất lạc hồ sơ và có cách giải quyết kịp thời khi phát hiện có sự cố liên quan hồ sơ nhân sự nên cần có kế hoạch kiểm tra định kỳ. Với các hồ sơ bản cứng thì công tác kiểm tra càng quan trọng bởi nó có thể bị ảnh hưởng bởi môi trường dẫn đến các bộ hồ sơ bị rách nát, nhòe. Đối với các hồ sơ bản mềm cần có thao tác sao chép dữ liệu đề phòng sự cố của máy móc, xâm nhập của virus.

Một số thông tin có thể thay đổi thường xuyên như: nơi cư ngụ, số điện thoại, nhân khẩu trong gia đình, trình độ chuyên môn, các chứng chỉ,… Nếu không cập nhật thông tin thường xuyên thì hồ sơ nhân sự sẽ lệch so với thực tế. Điều này có thể gây rắc rối lên quan đến pháp lý, chế độ dãi ngộ với nhân viên không hợp lý, khó khăn trong công tác quan sát – kiểm tra nhân viên, sử dụng nguồn lực không hiệu quả,…

Đối với các loại hồ sơ, cụ thể là hồ sơ nhân sự lưu trữ sẽ được quản lý một cách an toàn, bảo mật, logic hơn nếu có phương pháp hợp lý. Để phòng hành chính nhân sự làm việc một cách hiệu quả thì phần mềm lưu trữ hồ sơ Faceworks (phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự) là một lựa chọn tối ưu. Với khả năng:

• Lưu trữ các thông tin theo nội dung sơ yếu lý lịch: Họ và tên, ngày-tháng-năm sinh, nơi sinh, hộ khẩu thường trú, số CMND, thông tin liên hệ, tình trạng sức khỏe, bằng cấp, chứng chỉ,…;
• Theo dõi quá trình công tác và kinh nghiệm làm việc của nhân viên từ trước khi vào làm tại đơn vị;
• Quản lý thông tin về BHYT, BHNT, chương trình phúc lợi nhân viên đã tham gia;…
• Đặc biệt, phần mềm có thể hỗ trợ phân loại hồ sơ theo nhiều tiêu chí cùng công cụ tìm kiếm với bộ lọc chi tiết, hồ sơ của nhân viên sẽ được phân theo các phòng ban, bộ phận giúp việc tra cứu thông tin trở nên dễ dàng, nhanh chóng, giúp đánh giá nhân viên một cách tập trung, hiệu quả.
• Dễ dàng chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ nhân sự trên phần mềm
• Thông tin được bảo mật, an toàn

Phần mềm quản lý nhân sự Faceworks hứa hẹn sẽ là công cụ số một giúp các nhà quản lý nhân sự tối ưu hóa công việc của mình.

Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn hoặc để lại thông tin liên hệ dưới bài viết này.

Thông tin liên hệ:

Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT

Hà Nội: 27 – Tô Vĩnh Diện – Thanh Xuân – Hà Nội

HCM: 31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM

Điện thoại: 04 7306 1636

Hotline: 0974 69 6600

E-mail: info@tit-vn.com